“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Om du jobbar i ett finansteam inom digital handel förstår du hur viktigt det är att hitta rätt balans mellan utgifter och att upprätthålla företagets kassareserver. Men i ett snabbväxande bolag är detta ofta svårt utan effektiva verktyg för utgiftshantering.
Burn rate är ett nyckeltal du kan använda för att avgöra hur bra det går för ditt bolag – det är den takt som ditt företag spenderar sitt kapital. För bolag inom handeln där marginalerna kan vara små och kassaflödet volatilt är det viktigt att hålla din burn rate under kontroll.
I detta blogginlägg kommer vi att utforska varför burn rate är avgörande för e-handelsbolag, hur du kan optimera den och hur verktyg som Juni kan hjälpa till.
Låt oss börja med att friska upp minnet om några viktiga koncept:
Burn rate är ett finansiellt nyckeltal som indikerar hur snabbt ett företag spenderar sitt tillgängliga kapital. Det mäts vanligtvis på månadsbasis. För bolag inom handel, särskilt e-handel, är burn rate en kritisk indikator för företags ekonomiska hälsa. Det påverkar direkt ditt företags "runway" – den tid du kan fortsätta driva verksamheten innan ytterligare kapital behövs. Något som är avgörande när man balanserar lager, marknadsföring och driftkostnader.
För att beräkna ditt företags runway, dela dina totala kassareserver med din burn rate. Om din burn rate är hög betyder det att din runway blir kortare. Som ett resultat har ditt företag kortare tid på sig att reagera på marknadsfluktuationer, optimera lager eller stärka lönsamheten.
För e-handeln kan en hög burn rate vara en stor varningssignal. Det kan indikera att ditt företag spenderar för mycket på områden som marknadsföring eller lager utan att se en motsvarande ökning av försäljningen. Det kan leda till kassaflödesproblem som tvingar ditt bolag att fatta snabba, ofta ogynnsamma beslut, såsom att sänka priserna på produkter eller dra ner på viktiga tjänster. En hög burn rate kan också avskräcka potentiella investerare som kan se ditt företag som högrisk.
Det finns många strategiska åtgärder du kan vidta för att bevaka och kontrollera ditt företags burn rate. Dessa inkluderar:
Din e-handel arbetar förmodligen med flera kanaler, leverantörer och betalningssystem, vilket kan göra det komplext att ha översikt över finanserna. Genom att konsolidera all din finansiella information på ett ställe får du en omfattande översikt över dina utgifter. Engagera intressenter från team över hela bolaget (som marknadsföring, försörjningskedjan och kundservice) för att säkerställa att alla utgifter redovisas och kan bevakas effektivt.
Anta att ditt bolag ökar sina marknadsföringsutgifter för att driva försäljning. I så fall måste du också säkerställa att intäktsökningen motiverar de högre utgifterna. Genom att regelbundet jämföra din burn rate mot dina intäkter kan du justera utgifterna så att de ligger i linje med försäljningsprestationen. På så sätt upprätthåller du en mer hållbar burn rate.
Säsongstrender och kampanjer är vanliga bland de flesta bolag i handeln och kan orsaka toppar och dalar i både utgifter och intäkter. Genom att analysera din burn rate över tid kan du identifiera dessa trender. Till exempel kan du upptäcka att din burn rate ökar avsevärt under semestertider på grund av högre lager- och marknadsföringskostnader. Genom att förstå dessa mönster kan du planera för dem och säkerställa att ditt kassaflöde förblir bra även under perioder med höga utgifter.
Identifiera icke-nödvändiga utgifter
För att förbättra din burn rate, börja med att identifiera icke-nödvändiga utgifter. Detta kan inkludera överflödiga programvaruprenumerationer, marknadsföringskampanjer som inte presterar eller för stort lager som binder kapital. Att eliminera eller minska dessa kostnader kan ha en betydande inverkan på din totala burn rate och frigöra resurser som kan investeras bättre någon annanstans.
Prognostisera för bättre finansiell planering
Effektiv kassaflödesprognostisering är oumbärlig för att hantera din burn rate, särskilt i den oförutsägbara marknaden för e-handel. Genom att förutse olika finansiella scenarier kan du förbereda dig för potentiella nedgångar och fatta bättre beslut som är i linje med dina affärsmål. Till exempel kan prognostisering hjälpa dig att förutse hur mycket lager du ska köpa inför ett större försäljningsevent, vilket minskar risken för ett för stort lager eller att det tar slut.
Minska kostnaderna vid behov
Ibland kräver en minskning av burn rate att kostnaderna minskas. För e-handlare kan vanliga områden som man bör överväga inkludera att omförhandla leverantörskontrakt, optimera logistik eller skala ner på annonser som inte levererar. Nyckeln är att göra nedskärningar strategiskt så att du inte äventyrar din förmåga att driva försäljning eller hålla kunder nöjda.
Budgetering
En välstrukturerad budget är ett grundläggande verktyg för att hantera din burn rate. Det är viktigt att sätta tydliga utgiftstak över olika avdelningar som marknadsföring, lager och drift. Att regelbundet granska din budget mot faktiska utgifter hjälper till att hålla din burn rate inom hanterbara gränser. Effektiv budgetering kräver samarbete mellan avdelningar för att säkerställa att alla förstår och följer de ekonomiska begränsningarna, vilket är särskilt viktigt i en snabbföränderlig miljö som e-handel.
Öka intäkterna utan att öka utgifterna
Ett av de mest effektiva sätten att förbättra din burn rate är att öka intäkterna utan en motsvarande ökning av utgifterna. För e-handelsbolag kan detta innebära att optimera din prissättningsstrategi, förbättra kundlojalitetsprogram eller expandera till nya försäljningskanaler med minimala ytterligare kostnader. Målet är att öka din top line samtidigt som du håller din bottom line stabil, så att du förbättrar ditt företags totala ekonomiska hälsa.
För att hålla din burn rate under kontroll underlättar det att använda utgiftshanteringsverktyg. Lösningar som Juni erbjuder många funktioner utformade för att hjälpa till att upprätthålla en sund balans mellan burn rate och runway, inklusive:
För e-handlare kan hantering av flera betalningsgateways, valutor och försäljningskanaler innebära en stor administrativ utmaning. Junis plattform låter dig centralisera din finansiella data så att det blir enklare att bevaka och hantera dina utgifter. Med våra Juni-kort och mobila betalningsfunktioner får du en realtidsöversikt över dina utgifter över flera valutor och plattformar. Denna centralisering hjälper dig att hålla din burn rate på rätt spår samtidigt som administrationen effektiviseras.
Automatisk insamling och matchning av fakturor och kvitton
Hantering av fakturor och kvitton manuellt är tidskrävande och ökar risken för fel som kan påverka ditt kassaflöde och dina finanser. Juni Match automatiserar denna process genom att integrera med din Gmail och automatiskt samla in och matcha kvitton och fakturor från plattformar som Facebook Ads, Shopify och TikTok. Denna automation är särskilt fördelaktig om dina marknadsföringsutgifter är spridda över flera kanaler.
Du kan också automatisera insamlingen av alla dina kvitton eller fakturor, antingen med vår Gmail-integration och andra e-postleverantörer, eller med vidarebefordran av e-post. Genom att förbättra precisionen i din bokföring får du bättre översikt och kontroll över din burn rate.
Synkronisering av bankkonton för att centralisera utgifter
E-handelsbolag har ofta flera bankkonton, betalningsgateways och intäktsströmmar. Något som gör det utmanande att precist bevaka kassaflödet. Juni låter dig integrera och spåra all din finansiella data, inklusive betalningar från plattformar som PayPal och Stripe, allt i en dashboard. Den sömlösa integrationen ger dig en fullständig översikt över ditt kassaflöde. Det gör det också mycket lättare att spåra utgifter för att du ska vara i en bättre position att bevaka din burn rate och undvika oväntade kassaflödesproblem.
Sätt kontroller för att hantera anställdas utgifter
Att hantera anställdas utgifter är också avgörande för att kontrollera din burn rate. Juni låter dig sätta anpassade utgiftsgränser och behörigheter på virtuella kort för att säkerställa att anställda håller sig till företagets budget. Detta hjälper till att förhindra att man överskrider budgeten, särskilt under perioder med hög försäljning eller när annonser körs. Det håller din burn rate i schack.
Få tillgång till flexibel finansiering för att öka kassaflödet
E-handelsbolag står ofta inför utmaningen att balansera inköp av lager och annonser med kassaflödet. Att bibehålla tillväxt kan vara svårt när det finns höga utgifter för lager och marknadsföring inför högsäsonger, samtidigt som man försöker överbrygga kassaflödesgapet under lågsäsonger.
Juni Capital erbjuder snabba och flexibla finansieringsalternativ som gör att du kan förlänga betalningsvillkor, finansiera lager samt annonskampanjer. Genom att förbättra likviditeten hjälper dessa finansieringslösningar dig att förhandla fram bättre villkor med leverantörer och hantera kassaflödet mer effektivt. Något som hjälper dig att upprätthålla en hälsosammare burn rate.
Snabbare månadsavslut med automation
Att göra ett snabbt månadsslut är viktigt för precis finansiell rapportering, särskilt i en snabbrörlig bransch som e-handel. Junis plattform integreras med bokföringsverktyg som Fortnox och Exact Online, vilket automatiserar ditt månadsslut och minskar manuellt arbete. Den ger också realtidsdata som du kan använda för att fatta bättre beslut om din burn rate och övergripande ekonomiska hälsa.
Att hantera din burn rate effektivt kan vara skillnaden mellan att skala upp ditt företag och att kämpa för att växa. Genom att centralisera din finansiella data och automatisera viktiga processer kan utgiftshanteringsverktyg som Juni ge dig mer kontroll över dina utgifter, optimera ditt kassaflöde och hjälpa dig att överprestera mot din burn rate.
Vill du se hur Juni kan hjälpa dig att kontrollera din burn rate och förlänga din runway? Kom igång nu.
.svg)
