Integrera lösningar för utgiftshantering för att växa ditt företag

Att växa ett digitalt bolag inom handel hänger på ett positivt kassaflöde för att ha tillräcklig med resurser till att bygga ditt varumärke och din kundbas. Dessvärre kan snabbväxande företag lätt förlora kontrollen över kostnaderna i ett försök att uppfylla sina strategiska mål.

Processen för att hantera logistik och utgifter blir allt mer komplexa ju mer ditt företag växer. Men genom att ha bra finansiell och operationell översikt tidigt minskar du risken för dålig lönsamhet i framtiden. 

Att integrera lösningar för utgiftshantering i din tech stack kan ge dig översikt, effektivitet och likviditet, vilket underlättar långsiktig tillväxt. 

Genom att titta på expertråd och bästa praxis utforskar vi i den här artikeln hur du får ökad effektivitet med en lösning för utgiftshantering.

Problem som din verktyg för utgiftshantering behöver lösa

Innan du investerar i en lösning för utgiftshantering måste du få klarhet i dina utgifter, särskilt där du saknar översikt i budgeten. Låt oss titta på några exempel.

Annonsbudget som överskrids

Det som gör marknadsföringsutgifter knepiga är att vissa experter säger att man ska investera mer i sociala medier och Google Ads för att skala upp snabbare, medan andra säger att allt ska satsas på organisk marknadsföring. Verkligheten är att för en hållbar tillväxt kräver de flesta fall investeringar i en hybridstrategi, vilket innebär en kombination av både betald och organisk marknadsföring. 

Men hur vet du om du låser för mycket kapital i annonsköp? Fastställ ROI för din marknadsföring genom att beräkna avkastningen på annonsutgifter (ROAS) och avkastningen för organiskt innehåll (ROCS).

Beräkna din ROAS med denna formel

• ROAS = (Intäkter från annonser - kostnader för annonser) / kostnaden för annonser X 100

Du kan räkna ut detta för dina TikTok-, Facebook- och Google Ads-kampanjer. Jämför sedan vilka som är mest framgångsrika och gör framtida investeringar baserat på din avkastning. Generellt sett är det bra att sikta på en total ROAS på 400 %, det vill säga 40 kr i avkastning för var tionde krona du spenderar.

Beräkna din ROCS med samma formel

• ROCS = (Intäkter genererade från organiskt innehåll - kostnader för innehåll) / kostnaden för innehåll X 100.

Varför är det bra att använda ROCS för att se avkastningen för organiskt innehåll? Svaret är att det gillas av ledningsgruppen. Som till exempel marknadschefen på Zapier sa till Director of Content, Lane Scott Jones, när hon såg deras ROCS-siffror: "Med dessa ROI-siffrorna borde jag ge dig hela annonsavdelningens budget på en gång."

Om du har överskridit köpgränsen för marknadsföring kan det förklara varför dina kort för marknadsföringsutgifter blir spärrade av traditionella banker då de ofta inte är skapade för att finansiera en marknadsföringsmotor.

Felhantering av lager

Ditt lager, liksom ditt varumärke, är företagets stapelvara, men utan tillräcklig översikt kan det bli ett problem. Problem i leveranskedjan, dragkampen mellan utbud och efterfrågan och säsongsfluktuationer kan tömma din kassaflödesbuffert. 

Om du misstänker att ditt lager sätter press på din ekonomi kan det bero på:

• Ditt kapital har varit bundet i lager för länge — lager är en stor utgift för många e-handelsbolag. Många måste fylla på fyra till sex gånger per år, även innan de vet om det kommer generera avkastning.
  
  
• Du behöver en bättre lagerhanteringsmetod — överväg om en kombination av metoder som just-in-time (JIT), först in, först ut (FIFO), ABC-analys eller ekonomisk orderkvantitet (EOQ) skulle hjälpa att hålla koll på överflödigt lager. Planera sedan försäljnings- och marknadsföringskampanjer därefter.
  
  
• Du har inte tittat på din historiska data — se hur säsonger och helgdagar påverkar köpbeteende och håll koll på antalet genomsnittliga sålda enheter över tid. Titta även på genomsnittlig tid för att beställa nytt lager och genomsnittligt kapital du har till hands för att beställa nytt lager.

Förseningar i betalningar till leverantörer och försäljare

Om ditt bokföringsteam hanterar leverantörsfakturor manuellt kan du drabbas av kostnader på grund av missade fakturor, misstag i datainmatningen eller till och med falska eller dubbla fakturor.

Ett annat möjligt problem? Dåligt kassaflöde. Förseningar i leverantörsbetalningar har också blivit ett problem, and European recession last year. 

En undersökning från PayIt visade förra året att 27 % av små och medelstora företag i Storbritannien uppgav att de var skyldiga mellan 5 000 och 20 000 pund i obetalda fakturor. 55 % sa att problemet med sena betalningar hade blivit värre under det senaste året.

Det är något som sätter press på både försäljare och leverantörer inom e-handeln. Leverantörer till grossister får inte betalt och i sin tur kan de inte betala sina egna leverantörer.

Osynliga kostnader för programvara och prenumerationer

Enligt forskning från Gartner tar 83 % av programvaruinköpare sina beslut tillsammans med ledningsgruppen, avdelningschefer och andra medarbetare. Detta är inte nödvändigtvis ett problem, men om det beskriver ditt företag kan det innebära att din finanschef behöver anpassade kontroller för att säkerställa att utgifter hanteras som de ska. 

För att få ökad finansiell översikt bör ditt IT- och finansteam genomföra regelbundna granskningar för att spåra alla nuvarande prenumerationer och kontrakt samt säkerställa att programvaran ditt företag använder är värd investeringen.

Brist på finansiell översikt och strategisk insikt

När ditt finansteam fungerar som en funktion av din ledningsgrupp snarare än en strategisk partner är det svårare att utveckla en realistisk långsiktig vision för ditt företag som också tar hänsyn till dina nuvarande finansiella och operativa begränsningar. 

Om du märker att dina finansiella mål inte håller jämna steg med dina övergripande affärsmål kan det vara dags att "ta ett steg tillbaka från akutläget", som Camundas vd Jakob Freund säger i en artikel i Forbes. 

Enligt Freund gör det att du kan granska dina egna strategiska processer med större klarhet. ”Att se på processer ur ett helhetsperspektiv - hur de integreras, hur de kan återanvändas och hur de är anpassade till affärsmålen - lägger grunden för effektiv automatisering.”

Fördelar med att integrera programvara för utgiftshantering med dina finansiella system

Manuella processer för utgiftshantering tar mycket tid och belastar tillgängligt kassaflöde. Det gör ambitiösa tillväxtmål svårare att nå. Därför kommer vi nedan utforska hur integrering av programvara för utgiftshantering kan hjälpa dig att få mer kontroll över ditt företags ekonomi. 

Ökad finansiell översikt och realtidsdata

En dedikerad plattform för utgiftshantering för bolag inom digital handel kan fungera som en finansiell kommandocentral. 

Se tillgängligt saldo och var du spenderar mycket pengar så att du kan göra justeringar i din bokföring och dina processer. Det bästa är att programvara för utgiftshantering idag erbjuder mobilappar så att du kan göra en företagsanalys var som helst.

Förbättrad kostnadskontroll och riskhantering

Många digitala bolag inom handel växer internationellt, men finansiella institutioner tenderar att ta ut höga växlingsavgifter (FX) vid betalning i olika valutor till internationella leverantörer, försäljare och arbetsgivare. 

Detta går att lösa med verktyg för utgiftshantering som är designade så att du kan hantera flera internationella bankkonton (IBAN) i de valutorna du behöver och kontrollera dem alla från en intuitiv dashboard.   

Du kan också se dina utgifter i alla tillgängliga valutor, vilket hjälper dig att följa skattereglerna i varje land.

Effektiviserade processer med automation

Manuella processer är vanliga i nya företag, men de kan kosta tid och resurser och kan leda till problem med skatt- och regelefterlevnaden på grund av fel i datainmatningen.

Lyckligtvis kan programvara för utgiftshantering ge ökad kontroll över dina processer genom anpassade regler, mallar och arbetsflöden som passar just ditt företag. Du kan till och med implementera skattekoder och automatisera betalningar och transaktioner så att leverantörer och försäljare aldrig behöver vänta för att få betalt. 

Ökad likviditet för annons- och lagerutgifter

Att hålla sig likvid är viktigt för tillväxt så att du alltid har det kapital du behöver för marknadsföringskampanjer, lager, logistik och leverans samt övergripande processoptimering. 

Men det är inte alltid möjligt när banker tar ut höga räntor på lån. De flesta banker erbjuder dessutom inte kredit för medieköp, vilket hämmar förmågan att bygga upp ditt varumärke. Det är här utgiftshanteringsverktyg för digital handel kommer in - de kan erbjuda kredit för medieköp och lagerfinansiering för att förbättra ditt kassaflöde.

Nyckelfunktioner i ett utgiftshanteringsverktyg för digital handel

Så hur vet du vilka verktyg som är bäst för ditt e-handelsbolag? Här är några av de funktioner du bör prioritera:

• Tillgång till kredit och förmågan att hantera alla dina finansiella processer på ett ställe: 
  Juni gör det som de traditionella bankerna inte kan — erbjuder dig flexibel kredit samtidigt som du kan spåra alla företagsutgifter, från teamkostnader till leverantörsfakturor, på ett ställe*. Även om du inte använder finansieringsmöjligheten kommer översikten och kontrollen i sig att ge ditt finansteam ökad strategisk insikt.

• Integrationer med de bokförings- och webbutiksverktyg du föredrar: 
  utforma bättre godkännande-, bokförings-, utgifts- och leveransflöden med en plattform som kan integreras med de verktyg du redan använder, som Shopify, Amazon, Stripe, Fortnox och Netsuite.

• Låga växlingsavgifter för dina mest använda valutor: 
  ställ in och hantera flera IBAN-konton och betala internationella leverantörer säkert med SEPA- och SWIFT-överföringar. 

• Anpassade kontroller för kort: du kan också hantera alla företagskort individuellt från en centraliserad dashboard för full kontroll över dina medarbetares köp.

• Automatiserad fakturahantering och kvittomatchning: 
  Juni kan samla in och skanna dina fakturor automatiskt, fylla i alla viktiga betalningsuppgifter och matcha dina betalda fakturor med rätt transaktioner.

Väx ditt företag med Junis lösning för utgiftshantering

Varje företagsutgift — från medarbetares taxiresor och kaffeköp till inköp av programvara — kommer att begränsa dig om du inte får kontroll över dem nu. Om du har kämpat för att behålla likviditeten mitt i en turbulent marknad kan det vara dags att överväga en lösning för utgiftshantering som ger en detaljerad översikt över din ekonomi. 

Är du inte säker på var du ska börja? Juni  låter dig se och hantera utgifter och betalningar från vilken enhet som helst. Vi erbjuder också flera kassaflödesverktyg så att du kan implementera dina utgiftsstrategier snabbare och mer effektivt.