“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Tänk dig att du avslutar räkenskapsåret med att upptäcka en mängd fakturor för tjänster som inte bidrar till dina nuvarande mål. Dessa oplanerade utgifter stör inte bara den finansiella balansen. De bidrar inte heller med något värde till din verksamhet.
Genom att anamma bästa praxis för utgiftshantering kan du undvika sådana fallgropar och få mer kontroll, översikt och bättre standardisering av alla utgifter.
Här kommer vi att se över vad utgiftshantering innebär, fördelarna det ger för ditt bolag och hur man effektivt implementerar det.
%2520(8).png)
Utgiftshantering är en uppsättning praxis som gör det möjligt för dig att hantera utgifter i linje med företagets mål, förbättra operationell effektivitet, maximera värde, minska kostnader och minimera finansiell risk över flera valutor och globala transaktioner.
Det involverar strategisk planering, genomförande och bevakning av dina utgifter för att säkerställa att de överensstämmer med företagets övergripande mål. Detta inkluderar att hantera både direkta och indirekta utgifter, såsom lager, marknadsföring och personalutgifter, för att optimera kassaflödet och minska kostnader.
Effektiv utgiftshantering är avgörande för att upprätthålla finansiell stabilitet och uppnå dina mål.
Några av de viktigaste fördelarna med att implementera effektiva strategier för utgiftshantering inkluderar:
Utgiftshantering ger en tydlig bild av vart dina pengar går.
Utan detta är mycket av dina data osynliga eller utspridda över flera filer och format, vilket gör det svårt att få en korrekt bild av de totala utgifterna. Med utgiftshantering är det lättare att identifiera vad som är effektivt, vad som inte är det och vad du behöver åtgärda.
Utgiftshantering handlar om mer än att bara fördela budgeten: det säkerställer att all din utgiftsdata spåras, struktureras och är tillgänglig i framtiden om det behövs. Genom att hjälpa dig att identifiera utgiftsmönster kan du förstå var du får bäst avkastning på investeringarna. Att strömlinjeforma processer och bli effektiva kan också leda till kostnadsbesparingar som kan återinvesteras i din verksamhet.
Med ökad översikt över dina utgifter och optimerade finansiella processer kan du förbättra ditt kassaflöde och minska risken för finansiell instabilitet.
Att minimera slöseri möjliggör också effektivare resursallokering. Till exempel kan du genom att omallokera medel från överflödiga prenumerationer till högpåverkande projekt få ditt företag att växa effektivare.
Effektiv utgiftshantering gör det lättare för avdelningschefer att hålla sig inom sina budgetar.
Regelbunden avstämning av utgifterna mot budgeten bör göra det möjligt att göra justeringar vid behov. Det kan hjälpa till att förhindra att budgeten överskrids och till att stoppa felinvesteringar.
Tillgänglig strukturerad data kan hjälpa dig att få värdefulla insikter i utgifter över avdelningar, leverantörer och projekt.
Detta möjliggör välgrundade beslut som hjälper dig att identifiera åtgärder för kostnadsbesparing eller områden där du behöver göra nedskärningar.
Utgiftshantering kan spara tid. Automatisering av manuella processer för spårning och godkännande av utgifter kan frigöra anställda så att de kan fokusera på aktiviteter som skapar mer värde.
Förutom att spara tid kan utgiftshantering förbättra precisionen och minska arbetsbördan för ditt finansteam. De spenderar ofta timmar på att jaga och matcha fakturor mot kvitton, kontrollera anställdas kortköp och matcha data med affärsresultat. Med verktyg för utgiftshantering kan detta göras snabbare och eliminera den mänskliga faktorn.
Till exempel möjliggör Juni operationell effektivitet genom automatiseringar och över 2 500 integrationer. Detta inkluderar funktioner som verktyg för leverantörsreskontra, fakturamatchning och rapportering/analys. Det låter dig också centralisera finansiella aktiviteter rörande medieutgifter och avstämningar.
Utgiftshantering kan också underlätta och effektivisera för anställda som manuellt måste begära godkännande för varje inköpsorder.
Effektiv utgiftshantering kan hjälpa till att minska risk genom att säkerställa att alla dina inköp överensstämmer med företagets policyer och strategiska prioriteringar, vilket förbättrar den övergripande kostnadskontrollen. Det kan också bidra till att minska fel i finansiell rapportering och bokföring samt identifiera och lösa kassaflödesproblem.
Genom att upprätthålla utgiftspolicyer och automatisera godkännandeflöden kan du lättare se till att regler följs. Detta minskar risken för utgifter som strider mot utgiftspolicyn och hjälper dig undvika eventuella böter och ekonomiska förluster.
Att implementera robust spårning av utgifter, godkännandeflöden och granskning hjälper till att eliminera bedrägerier, skydda ditt företag och förhindra obehöriga köp. Exempelvis när varor eller tjänster köps utanför etablerade inköpsprocesser, vilket kan vara en betydande belastning på dina finanser.
Skräddarsydda godkännandeflöden, anpassade utgiftsgränser och kontroller för regelefterlevnad hjälper till att säkerställa att alla inköp överensstämmer med ditt företags policyer och strategiska prioriteringar.
Rätt lösningar för utgiftshantering erbjuder flera fördelar, men inte utan utmaningar, särskilt om du arbetar manuellt. Låt oss titta på närmare på dessa.
Att hantera utgifter över olika platser, avdelningar eller affärsenheter kräver en mycket god struktur och översikt, för att inte tala om mycket tid.
Om dina data är lagrade i flera system är det också en stor utmaning att få tillgång till och analysera den, vilket saktar ner och underminerar beslutsprocessen.
Avsaknaden av ett standardiserat klassificeringssystem för utgiftskategorier kan göra det svårt att jämföra och mäta data över avdelningar eller enheter.
Detta gör det också svårt att se hur ditt företag presterar jämfört med andra inom samma bransch.
Manuella processer och olika system leder till ineffektivitet, fel och förseningar, vilket resulterar i ökade kostnader och minskad produktivitet.
Ineffektiva processer och manuella spårningsmetoder kan också göra det svårt att få en realtidsöversikt över utgifter som kan påverka din förmåga att fatta välgrundade beslut om dina utgifter.
En barriär för att skaffa en lösning för utgiftshantering är att det kan kännas som en börda eftersom du måste lägga till ytterligare ett verktyg.
Detta beror på att många verktyg för utgiftshantering har begränsad finansiell kapacitet, sällan integreras med din finansiella tech stack och inte är anpassade för digitala handelsföretag.
Data-drivet beslutsfattande är bara så bra som de data det baseras på. Om dina data är ofullständiga, inkonsekventa eller felaktiga kan du inte dra några handlingsbara slutsatser från det.
Att manuellt rensa och strukturera data tar mycket tid och är ansträngande. Du behöver också avancerade analytiska färdigheter för att identifiera och extrahera rätt rapporter från insamlade utgiftsdata, vilket ökar dina kostnader.
Utgiftshantering kräver tid och ansträngning för att identifiera, samla in och analysera data regelbundet. Om dina team och system inte är utformade för att underlätta processen kan det tära på resurserna.
Att säkra budgeten för investeringar i processer eller programvara för utgiftshantering kan också vara en utmaning eftersom du måste övertyga de som håller i plånboken om att det är värt investeringen genom att visa dem konkreta data.
Låt oss titta på hur du kan sätta upp effektiv utgiftshantering i din organisation nu när du känner till fördelarna och utmaningarna med den.
Innan du implementerar processer för utgiftshantering behöver du tänka på vad du vill uppnå med det. Till exempel att öka effektiviteten, minska obehöriga köp eller säkerställa bättre regelefterlevnad.
Att veta detta kommer ge dig en fördel i att identifiera vilka områden som ska åtgärdas först och om dina nuvarande system och processer är tillräckliga. Om inte måste du överväga att investera i ett dedikerat verktyg för utgiftshantering. Att vara tydlig med vilka dina behov är kommer i det här fallet att hjälpa dig välja rätt plattform.
Utför sedan en grundlig analys av dina nuvarande utgiftsmönster och identifiera alla dina utgiftskanaler, både direkta och indirekta.
Full översikt över var dina pengar går kommer att hjälpa dig att hitta möjligheter för optimering och kostnadsbesparingar. Du måste också få kontroll över leverantörshantering, inköp, utgiftsrapportering och godkännandeflöden.
Att förlita sig på manuell datainmatning, uppladdning av fakturor och användning av kalkylblad för att strukturera och analysera information kan öka din affärsrisk och är inte skalbart.
Av den anledningen bör du överväga en automatiserad plattform som Juni, som låter dig centralisera dina utgifter.
Juni samlar in och skannar dina fakturor automatiskt, och du kan välja att betala dem omedelbart eller få finansiering för att betala dem senare. Du kan också hantera dina obetalda fakturor och processer för leverantörsreskontra med Juni, vilket samlar all den finansiella administrationen under ett och samma tak.
Genom att integrera med din befintliga tech stack och ge dig en realtidsöversikt av dina finansiella aktiviteter, ger Juni dig tillgång till de data du behöver för att fatta snabba, korrekta beslut om åtgärder för kostnadskontroll, transaktioner i flera valutor och optimering av utgifter.
När du har valt en plattform och satt upp dina system behöver du kommunicera dina utgiftspolicyer och riktlinjer. Detta är avgörande för att säkerställa regelefterlevnad och bibehålla kontroll över bolagets finanser.
Gör standardiserade processer och policyer tillgängliga i ett lättillgängligt format, såsom ett dokument, en intern webbsida eller en Notion-sida. Detta gör att det går snabbt och enkelt för teamet att få tillgång till och förstå dina policyer.
Att utbilda dina anställda om vikten av effektiv utgiftshantering samt de verktyg och processer som är involverade är avgörande för införandet och att det ska bli en framgång.
Detta kan inkludera utbildning i utgiftsrapportering, inköpsförfaranden och användning av programvara för utgiftshantering.
Genom att analysera dina utgiftsdata kan du identifiera trender, upptäcka avvikelser och fatta informerade beslut som ligger i linje med dina mål, vilket är avgörande för kontinuerlig förbättring.
Det kan innebära att granska utgifter efter kategori, leverantör eller avdelning och använda dessa insikter för att optimera dina inköpsprocesser, försörjningskedja och budgetprocess.
Manuell spårning av utgifter över flera kanaler, avdelningar eller enheter är långsam och kostsam.
Genom att följa bästa praxis för utgiftshantering får du bättre översikt och kontroll över dina finanser genom att standardisera processer, etablera tydliga utgiftspolicyer och riktlinjer och fatta datadrivna beslut.
Om du använder en plattform som Juni kan du digitalisera all din data, inklusive inkommande fakturor och anställdas utgifter, så att du har allt nära till hands. Inget mer manuellt arbete för att få in fakturor till ditt system.
%2520(9).png)
Utgiftshantering handlar om att få översikt och kontroll över företagets utgifter. Till exempel, sourcing, budgetarbete, hantering av data, leverantörer och kassaflöde.
Utgiftsanalys involverar datainsamling, datarensning och dataanalys för att upptäcka potentiella områden där du kan strömlinjeforma processer, förbättra effektiviteten eller uppnå kostnadsbesparingar.
.svg)
