Så kan mobil utgiftshantering underlätta din utgiftsprocess

Att försöka hantera utgifter blir snabbt komplicerat, särskilt om dina anställda har flera kort och skickar in kvitton vid olika tidpunkter.

Men mobila lösningar för utgiftshantering minskar krånglet och administrationen samtidigt som det ger dig djupare insikter i kassaflödet, så att du kan fatta bättre beslut.

I den här artikeln tittar vi närmare på hur mobil utgiftshantering kan leda till stora besparingar, minskad arbetsbelastning och frigöra tid så att ditt team kan fokusera på viktigare saker. 

Vad är mobil utgiftshantering? 

Mobil utgiftshantering är alla system som låter dig spåra, godkänna och rapportera utgifter med hjälp av en mobil enhet. Systemet använder open banking som integreras sömlöst med dina befintliga finansiella system och ger dig en enad plattform att hantera dina utgifter på.

Med programvara för mobil utgiftshantering kan du skapa kort för olika typer av utgifter och hantera dem via en intuitiv app på valfri mobil enhet. Anställda kan sedan använda dessa företagskort var som helst. Dessutom kan både finansteamet och anställda spåra alla utgifter i realtid.

Detta innebär att alla utgifter bokförs och rapporteras korrekt, kvitton kan laddas upp automatiskt och alla utgifter kan kontrolleras och analyseras effektivt. Om anställda lämnar in papperskvitton för att få ersättning kan Optical Character Recognition (OCR) läsa och omvandla dem till rätt digitalt format. 

Detta minskar den administrativa bördan vid hantering av leverantörsreskontra, snabbar upp godkännanden och förbättrar den övergripande finansiella kontrollen i verksamheten.

6 Fördelar med mobil utgiftshantering 

Genom att använda automation för att hantera utgifter slipper ditt finansteam repetitiva och administrativa uppgifter. Nedan tittar vi närmare på hur mobil utgiftshantering hjälper överbelastade team.

1. Samlad kassaflödeshantering

Mobil utgiftshantering samlar alla utgifter på ett ställe. Den enade översikten ger dig en omfattande förståelse för kassaflödet. 

När du hanterar utgifter för flera avdelningar kan du exempelvis effektivisera processen genom att registrera alla transaktioner i ett enda system. Vid behov kan de fortfarande delas upp i separata kostnadsställen, men det är ett enkelt sätt att bevaka och hantera utgifterna.

Den samlade bilden ger dig tydliga och exakta insikter i företagets ekonomiska hälsa. Det möjliggör bättre beslutsfattande i kassaflödeshanteringen, samtidigt som anpassade kontroller gör att du snabbt kan upptäcka för stora utgifter i realtid.

2. Förenklad finansiell hantering

Mobil utgiftshantering effektiviserar spårnings-, godkännande- och rapporteringsprocesserna. Genom att automatisera dessa flöden minskas bearbetningstiden avsevärt och dina månadsslut slutar att vara en börda.

Till exempel kan anställda automatiskt skicka in utgiftsrapporter genom en intuitiv mobilapp. Dessa skickas sedan för godkännande och bearbetas snabbt med teknik som automatisk fyller i betalningsuppgifterna. Det minskar tiden som spenderas på manuell datainmatning och minimerar risken för fel.

3. Insikter och analyser i realtid

Lösningar för mobil utgiftshantering ger dig realtidsdata och analyser. Det gör att du kan ta fram bättre finansiella planer och beslut genom att reagera proaktivt baserat på trender i stället för reaktivt baserat på problem. 

Du kan också förbättra dina prognoser och budgetering genom att säkerställa att uppdaterad finansiell information alltid är tillgänglig. Realtidsinsikter baserade på denna data låter dig bevaka utgiftsmönster och ta informerade beslut för att optimera resursallokeringen.

4. Förbättrad regelefterlevnad och säkerhet

Avancerad programvara skyddar din finansiella data med en rad robusta säkerhetsfunktioner. Detta inkluderar kryptering, multifaktorautentisering och frekventa inbyggda revisioner.  Systemen skyddar känslig finansiell information och säkerställer konsekvent efterlevnad av både finansiella föreskrifter och det egna företagets policy. 

Du kan också förbättra efterlevnaden genom att ställa in anpassningsbara automatiserade arbetsflöden. Dessa integreras med din befintliga utgiftsprocess enligt dina nuvarande system och policyer och gör det möjligt för dig att automatiskt flagga misstänkt aktivitet.  

5. Integration med finansiella system

Mobil utgiftshantering gör det lättare att synkronisera data över befintliga bokföringsplattformar. Integrationer innebär att all finansiell information är uppdaterad och är konsekvent över hela ditt system.

Ledande finansiell programvara, som Juni, ansluter till befintliga bokföringsplattformar och ERP-system för att möjliggöra sömlöst dataflöde mellan varje avdelning i företaget. Det ökar effektiviteten och ger fler möjligheter till samarbete om kostnadshantering.

Integrationerna förenklar också din avstämningsprocess avsevärt, vilket gör avslut av finansiella perioder och månadsslut enklare. 

6. Kostnadsbesparingar och ROI

Genom att minska antalet manuella processer och dess följdfel leder mobil utgiftshantering till stora besparingar.

Du kommer att se avkastning på investeringen genom minskad administration och lägre kostnader, tillsammans med ökad effektivitet i alla dina processer. Till exempel eliminerar automatiserad utgiftshantering behovet av manuella pappersbaserade processer, vilket minskar dina utskrifts- och lagringskostnader.

På samma sätt kommer du att upptäcka att effektiviserade godkännandeflöden leder till punktliga betalningar. Dessutom kan realtidsinsikter hjälpa dig att identifiera besparingar, långt innan budgeten överskrids.

Dessa fördelar kombineras för att skapa ett kostnadseffektivt system för finansiell hantering som stödjer tillväxt och ökar lönsamheten.

Så gör Juni mobil utgiftshantering enkel

Juni gör hanteringen av utgifter enkel genom att erbjuda en allt-i-ett-lösning designad för att effektivisera finansiell hantering. Så här förbättra Juni utgiftshanteringen och ger kontrol:

Sömlös utgiftshantering för teamet. Juni gör det enkelt att snabbt skapa kort för alla typer av utgifter, från annonsutgifter till taxiresor. These can then be added to your mobile wallet on both iOS and Android like any other credit card for secure payments anywhere, with the ability to alter controls or freeze cards instantly. Du kan ställa in anpassade gränser och behörigheter, samtidigt som alla kvitton automatiskt fångas upp av Juni-appen och skickas dit du vill.

Oöverträffade kassaflödesinsikter. Juni ger dig realtidsöversikt över utgiftsmönster och kassaflödeshantering. Detta får du tillsammans med detaljerade analyser och anpassningsbara rapporter så att du kan bevaka utgifter, identifiera problem och justera budgetar, var du än befinner dig. Kort sagt kan du ta bättre beslut om dina kostnader. 

Synkroniserad finansiell data. Dra nytta av integrationer med populära bokföringsplattformar. Genom att säkerställa att all finansiell data är korrekt och synkroniserad eliminerar Juni diskrepanser och registrerar alltid varje transaktion korrekt. Med över 2 500 API-plugins kan du automatisera journalposterna och göra ditt månadsslut 5x snabbare —med 100 % precision.

Minskad administration och färre fel. Det finns inget behov av att slösa värdefull tid på att manuellt samordna uppgifter som spårning, godkännande och rapportering av utgifter. Juni använder automation (såsom automatisk kvittomatchning) för att minska administrationen och eliminera fel i dina arbetsflöden. Du kan sedan skicka in utgifter till rätt beslutsfattare via mobilappen genom ditt nuvarande bokföringsprogram.

Flexibel finansiering.  Förbättra ditt kassaflöde med flexibel finansiering från Juni Capital när du behöver. Get Juni cards with high spend limits and up to 60 days interest free repayment terms on credit card purchases.

Spendera var som helst. Juni underlättar utgiftshanteringen med hjälp av företagskonton i flera valutor. Detta förenklar processen för valutakonvertering och är idealiskt om ditt företag verkar internationellt. Utmärkta växelkurser minskar krånglet med att hantera utgifter över olika regioner. 

Som Albert Vllasa, vd för Protein, säger: "Som vd måste jag ha en god överblick över våra kostnader för att kunna se var vi spenderar för mycket och hur vi kan minska det. Med Juni kan jag enkelt göra det med bara några klick.” 

Vanliga frågor om mobil utgiftshantering

Vilken är den bästa programvaran för mobil utgiftshantering? 

Det finns flera alternativa program för mobil utgiftshantering på marknaden, alla erbjuder en kombination av funktioner som passar olika behov. Juni är en ledande lösning som redan används av team över hela Europa och som använder automation för att hjälpa ditt team att spara tid.

Vilket är det bästa mobilbaserade kortet för utgiftshantering? 

Det bästa mobilbaserade kortet för utgiftshantering beror helt på ditt företags specifika behov. Men företagskort från leverantörer som Juni är allmänt erkända på grund av den användarvänliga mobilappen och dedikerade funktioner för finansiell hantering.