“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Som finanschef kämpar du troligen med ineffektiv fakturamatchning och fragmenterad kassaflödeshantering. Förmodligen stämmer också något av följande uttalanden in på dig:
Trots detta måste varje fakturerad post matcha det som beställdes och mottogs. Den goda nyheten är att det finns ett sätt att snabba upp processen och till och med automatisera den.
I den här artikeln kommer vi gå i genom allt om fakturamatchning: inklusive de olika typerna, hur det fungerar och fördelarna med att automatisera processen. Du kommer också att upptäcka att Juni ger dig full översikt och kontroll över bolagets finanser så att du kan sluta med manuell hantering.
%25252520(4).png)
Fakturamatchning är processen att jämföra fakturor med dokument som inköpsordrar och leveranssedlar. Det är så företag verifierar att all information är korrekt innan betalning.
Det finns tre olika typer av fakturamatchning: tvåvägsmatchning, trevägsmatchning och fyrvägsmatchning. Vilken process som används beror på risken för avvikelser och transaktionens komplexitet.
Tvåvägsmatchning (eller 2-vägsmatchning) används vanligtvis för okomplicerade transaktioner. Denna typ av matchning jämför inköpsordern med fakturan.
Till exempel om kontorschefen på företaget köper papper till kontoret kan inköpsordern indikera en beställning på 50 paket papper till en kostnad av 5000 kronor. Ekonomiavdelningen måste verifiera att fakturan faktiskt visar en kostnad på 5000 kronor för 50 paket papper.
Med andra ord kan betalningen genomföras om mängd och total kostnad matchar.
Trevägsmatchning (eller 3-vägsmatchning) jämför inköpsordern, fakturan och mottagningskvittot. Det används främst vid upphandling för att säkerställa att det som beställdes och mottogs matchar de fakturerade varorna och beloppet.
Säg att din IT-avdelning beställer 10 servrar från en viss leverantör. Varje server kostar 50 000 kronor. Servrarna levereras och du får en faktura på 500 000 kronor.
Innan betalning jämförs tre saker: artiklar och belopp angivet på inköpsordern, leveranssedeln eller mottagningskvittot och fakturan. Om alla tre dokument stämmer överens kan betalningen göras.
Fyrvägsmatchning (eller 4-vägsmatchning) jämför inköpsordern, leveranssedeln eller mottagningskvittot, inspektionsrapporten och fakturan. Denna process används när det är viktigt med kvalitetskontroll. Tänk på upphandling av produkter av högt värde inom tillverkning eller programvarutjänster.
I det senare fallet säkerställer fyrvägsmatchning att programvaran levererades, alla överenskomna tjänster slutfördes och att programvaran uppfyller de överenskomna kvalitetskraven (inspektion). Först då kan fakturan betalas.
Hur ser fakturamatchning ut i praktiken? Låt oss analysera fem viktiga steg:
Först och främst måste du ta emot fakturan. I de flesta fall kommer den antingen via e-post i PDF-format eller direkt till ditt bokföringsprogram. Den kan också komma i form av en fysisk faktura via post. I det fallet måste den skannas in.
Visste du att du kan stämma av kvitton dubbelt så snabbt? Läs mer om Junis smarta kvittomatchning.
Efter att du har mottagit fakturan registreras och tolkas data automatiskt av ditt bokföringsprogram. Det är bäst att ha fördefinierade mallar som kan identifiera och extrahera data från mottagna fakturor.
Om du skannar en fysisk faktura behöver du en robust programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) som kan extrahera relevant data såsom fakturanummer, datum, belopp, leverantörens namn, diarienummer etcetera.
Idag används olika AI-lösningar för fakturahantering, vilket minskar antalet fel avsevärt. Oavsett vilken metod för dataextraktion som används är det ditt ansvar att säkerställa att all data är korrekt, komplett och i rätt format. I vissa fall kan du behöva göra viss manuell datainmatning.
Efter att du har verifierat att all data finns där är det dags att börja fakturamatchningsprocessen. Vissa delar av processen är universella, oavsett om du använder 2-vägs, 3-vägs eller 4-vägs fakturamatchning.
Så här verifierar du om fakturan stämmer överens med relevanta dokument:
Människor kan göra fel, så ibland förekommer avvikelser. I så fall måste du eller en annan representant från ekonomiavdelningen undersöka vad som hände. Detta kräver samtal med ditt team och leverantören.
Det är bäst att inte dra förhastade slutsatser. Försök att anta goda avsikter och skydda leverantörsrelationer. Om det dock visar sig att problemet inte kan lösas, eller att leverantören inte samarbetar, måste du rapportera problemet till ledningen.
Att ha en trigger-baserad process för godkännande är standard med modern teknik. Med andra ord bör ditt valda system automatiskt skicka den till en auktoriserad person för godkännande när fakturan är validerad. De kommer att få en notis som begär en sista granskning. Om allt är i sin ordning kan de ge grönt ljus för att släppa betalningen med bara några klick.
Efter detta kan betalningen behandlas. Du är skyldig att spara posterna för finansiella revisioner i linje med företagets policy och gällande regler.
Visste du detta?
Att betala leverantörsfakturor regelbundet och i tid säkerställer att du har kontroll över ditt kassaflöde. Men när du förlitar dig på manuella eller alltför komplicerade faktureringssystem kan fakturor glömmas bort, det kan resultera i förseningsavgifter eller orsaka kontraktsuppsägningar. Att uppgradera ditt faktureringsprogram kan göra stor skillnad. Läs mer om framtidssäkring av dina finanser.
Om du vill hantera leverantörsreskontra i större skala måste du inkludera automatisering i ditt finansiella flöde. Genom att automatisera fakturamatchningen kan du förbereda och bokföra fem gånger snabbare. Men hastighet och effektivitet är bara en av fördelarna med att automatisera fakturamatchningen.
Många företag förlitar sig på ERP-system för automatisering. Målet är att minska manuellt arbete och optimera kassaflödet. Detta frigör resurser till viktigare uppgifter som prognostisering, strategiarbete och innovation.
Mycket kan gå snett när du matchar fakturor manuellt – från fel vid datainmatning till felaktigt arkiverade dokument. När processen automatiseras minskar risken för avvikelser och du kan effektivisera viktiga delar av din finansiella hantering.
När du tar bort manuella processer är risken lägre att du missar att betala en faktura. Detta innebär att du slipper betala förseningsavgifter. Det är också ett sätt att bygga upp förtroendet med din leverantör. Snabba betalningar är ett tecken på tillförlitlighet. Att ha ett klanderfritt rykte kan gynna dina leverantörsvillkor.
Att ha en dålig översikt över ditt företags finanser är stressigt. Det är också riskabelt ur ett affärsperspektiv. Utan realtidsåtkomst till relevant data kan du inte korrekt förstå var din organisation står finansiellt. Att ha en enda källa för insikterna gör dem snabbt tillgängliga. Dessutom blir fakturahanteringen mycket enklare.
Automatisering hjälper till att sköta utgiftshanteringen mer effektivt. Du kan effektivisera processen för leverantörsreskontra, förutse utflöden och förebygga kassabrist. Spara arbetstimmar och få balans i böckerna – träffsäkert och korrekt.
Mer läsning: Läs om den digitala byrån Savvy Moves och hur de ökade sin kassaflödesöversikt och sparade 20 timmar på finansiell administration.
När du förlitar dig på produkter som automatiserar manuella processer får du mer än bara en effektivitetsökning. Plattformar med inbyggd analys och dashboards gör att du får omedelbar översikt. De mest avancerade lösningarna erbjuder också skräddarsydda krediter så att du kan förbättra kassaflödet när du behöver det.
Juni är en kraftfull plattform för dina bankbehov och din finansiella hantering. Den är utformad för att ge dig mer kontroll över ditt bolags finansiella hälsa. Tänk dig att du har en enda inloggning för att spåra och avstämma betalningar, hantera utgifter och kassaflöde samt få tillgång till relevanta insikter i realtid. Det är precis vad du får.
Juni samlar in och skannar dina fakturor automatiskt samt fyller i alla viktiga betalningsuppgifter. Vi matchar dessutom dina betalda fakturor till rätt transaktioner.
Dessa funktioner gör att plattformen effektivisera processen för fakturamatchning och minskar risken för betalningsfel eller andra avvikelser.
Juni automatiserar processen att matcha fakturor med motsvarande inköpsorder eller kvitton, vilket minskar manuellt arbete och antalet fel.
Anta att du regelbundet gör reklam för ditt bolag. Juni kommer samla in och skanna dina fakturor från Meta och Google Ads automatiskt och fyller i alla betalningsuppgifter. Betalda fakturor kommer att matchas med rätt transaktioner. Junis kort gör betalningsprocessen enkel, utan manuellt arbete.
Med Juni Capital kan du få räntefria kreditkort för att öka tillväxten eller använda fakturakredit för att frigöra bundet kapital. Du kan också få återbetalningsvillkor på upp till 120 dagar.
Mer läsning: Upptäck hur Stockholmsbaserade modehuset EYTYS använde Juni Capital för att öka kassaflödet från 100 000 kronor upp till 200 miljoner kronor.
Juni stödjer över 2 500 integrationer och passar perfekt in i din befintliga tech stack. Från bokföringssystem till olika betalningsgateways och annonsnätverk tillåter Juni sömlöst dataflöde och matchning över olika plattformar.
Du kan till exempel få en samlad översikt över din Shopify- eller Amazon-butik med realtidsdata och insikter att agera på – allt snyggt presenterat i en enda dashboard.
Juni ger realtidsinsikter i fakturastatus och avvikelser, det gör att problem snabbt kan lösas och att du uppnår bättre finansiell kontroll. I sin tur innebär det att du kan fatta bättre beslut och agera proaktiv. På så sätt kan du ta kontroll över dina intäkter och växa hållbart.
Tack vare AI-driven teknik är det nu möjligt att fullt ut optimera finansiella aktiviteter, eliminera den mänskliga faktorn och få bättre kontroll över ditt kassaflöde.
Smart fakturamatchning är överlägset den manuella bearbetningen. Automatisera så mycket som möjligt för att kunna innovera och växa ditt bolag. Dina konkurrenter gör det förmodligen redan. Du har bara råd med ett alternativ: att ha fullständig finansiell översikt.
%25252520(5).png)
Om en faktura inte matchar en inköpsorder kommer den troligen att flaggas för vidare analys. Avdelningen för leverantörsreskontra kommer först att verifiera avvikelserna internt och sedan kontakta leverantören. I de flesta fall löses felet antingen genom att korrigera fakturan eller justera betalningsbeloppet.
Fakturamatchning är processen att jämföra fakturainformationen med dokument som inköpsorder, mottagningskvitto eller inspektioner. Målet är att säkerställa att de fakturerade varorna eller tjänsterna levererades och att prissättning och kvantitet stämmer överens.
Den bästa programvara för fakturamatchning är kompatibel med dina befintliga system, har en hög nivå av automatisering och är enkel att använda. Dessutom måste den ha höga säkerhetsstandarder och erbjuda bra valuta för pengarna. Vilken programvara som är bäst beror på dina unika affärsbehov. När du utvärderar olika alternativ bör du ställa frågor om prissättning och undvika att betala för dolda avgifter.
.svg)
