Som finanschef kämpar du troligen med ineffektiv fakturamatchning och fragmenterad kassaflödeshantering. Förmodligen stämmer också något av följande uttalanden in på dig:
Trots detta måste varje fakturerad post matcha det som beställdes och mottogs. Den goda nyheten är att det finns ett sätt att snabba upp processen och till och med automatisera den.
I den här artikeln kommer vi gå i genom allt om fakturamatchning: inklusive de olika typerna, hur det fungerar och fördelarna med att automatisera processen. Du kommer också att upptäcka att Juni ger dig full översikt och kontroll över bolagets finanser så att du kan sluta med manuell hantering.
%25252520(4).png)
Fakturamatchning är processen att jämföra fakturor med dokument som inköpsordrar och leveranssedlar. Det är så företag verifierar att all information är korrekt innan betalning.
Det finns tre olika typer av fakturamatchning: tvåvägsmatchning, trevägsmatchning och fyrvägsmatchning. Vilken process som används beror på risken för avvikelser och transaktionens komplexitet.
Tvåvägsmatchning (eller 2-vägsmatchning) används vanligtvis för okomplicerade transaktioner. Denna typ av matchning jämför inköpsordern med fakturan.
Till exempel om kontorschefen på företaget köper papper till kontoret kan inköpsordern indikera en beställning på 50 paket papper till en kostnad av 5000 kronor. Ekonomiavdelningen måste verifiera att fakturan faktiskt visar en kostnad på 5000 kronor för 50 paket papper.
Med andra ord kan betalningen genomföras om mängd och total kostnad matchar.
Trevägsmatchning (eller 3-vägsmatchning) jämför inköpsordern, fakturan och mottagningskvittot. Det används främst vid upphandling för att säkerställa att det som beställdes och mottogs matchar de fakturerade varorna och beloppet.
Säg att din IT-avdelning beställer 10 servrar från en viss leverantör. Varje server kostar 50 000 kronor. Servrarna levereras och du får en faktura på 500 000 kronor.
Innan betalning jämförs tre saker: artiklar och belopp angivet på inköpsordern, leveranssedeln eller mottagningskvittot och fakturan. Om alla tre dokument stämmer överens kan betalningen göras.
Fyrvägsmatchning (eller 4-vägsmatchning) jämför inköpsordern, leveranssedeln eller mottagningskvittot, inspektionsrapporten och fakturan. Denna process används när det är viktigt med kvalitetskontroll. Tänk på upphandling av produkter av högt värde inom tillverkning eller programvarutjänster.
I det senare fallet säkerställer fyrvägsmatchning att programvaran levererades, alla överenskomna tjänster slutfördes och att programvaran uppfyller de överenskomna kvalitetskraven (inspektion). Först då kan fakturan betalas.
Hur ser fakturamatchning ut i praktiken? Låt oss analysera fem viktiga steg:
Först och främst måste du ta emot fakturan. I de flesta fall kommer den antingen via e-post i PDF-format eller direkt till ditt bokföringsprogram. Den kan också komma i form av en fysisk faktura via post. I det fallet måste den skannas in.
Visste du att du kan stämma av kvitton dubbelt så snabbt? Läs mer om Junis smarta kvittomatchning.
Efter att du har mottagit fakturan registreras och tolkas data automatiskt av ditt bokföringsprogram. Det är bäst att ha fördefinierade mallar som kan identifiera och extrahera data från mottagna fakturor.
Om du skannar en fysisk faktura behöver du en robust programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) som kan extrahera relevant data såsom fakturanummer, datum, belopp, leverantörens namn, diarienummer etcetera.
Idag används olika AI-lösningar för fakturahantering, vilket minskar antalet fel avsevärt. Oavsett vilken metod för dataextraktion som används är det ditt ansvar att säkerställa att all data är korrekt, komplett och i rätt format. I vissa fall kan du behöva göra viss manuell datainmatning.
Efter att du har verifierat att all data finns där är det dags att börja fakturamatchningsprocessen. Vissa delar av processen är universella, oavsett om du använder 2-vägs, 3-vägs eller 4-vägs fakturamatchning.
Så här verifierar du om fakturan stämmer överens med relevanta dokument:
Människor kan göra fel, så ibland förekommer avvikelser. I så fall måste du eller en annan representant från ekonomiavdelningen undersöka vad som hände. Detta kräver samtal med ditt team och leverantören.
Det är bäst att inte dra förhastade slutsatser. Försök att anta goda avsikter och skydda leverantörsrelationer. Om det dock visar sig att problemet inte kan lösas, eller att leverantören inte samarbetar, måste du rapportera problemet till ledningen.
Att ha en trigger-baserad process för godkännande är standard med modern teknik. Med andra ord bör ditt valda system automatiskt skicka den till en auktoriserad person för godkännande när fakturan är validerad. De kommer att få en notis som begär en sista granskning. Om allt är i sin ordning kan de ge grönt ljus för att släppa betalningen med bara några klick.
Efter detta kan betalningen behandlas. Du är skyldig att spara posterna för finansiella revisioner i linje med företagets policy och gällande regler.
Visste du detta?
Att betala leverantörsfakturor regelbundet och i tid säkerställer att du har kontroll över ditt kassaflöde. Men när du förlitar dig på manuella eller alltför komplicerade faktureringssystem kan fakturor glömmas bort, det kan resultera i förseningsavgifter eller orsaka kontraktsuppsägningar. Att uppgradera ditt faktureringsprogram kan göra stor skillnad. Läs mer om framtidssäkring av dina finanser.
Om du vill hantera leverantörsreskontra i större skala måste du inkludera automatisering i ditt finansiella flöde. Genom att automatisera fakturamatchningen kan du förbereda och bokföra fem gånger snabbare. Men hastighet och effektivitet är bara en av fördelarna med att automatisera fakturamatchningen.
Många företag förlitar sig på ERP-system för automatisering. Målet är att minska manuellt arbete och optimera kassaflödet. Detta frigör resurser till viktigare uppgifter som prognostisering, strategiarbete och innovation.
Mycket kan gå snett när du matchar fakturor manuellt – från fel vid datainmatning till felaktigt arkiverade dokument. När processen automatiseras minskar risken för avvikelser och du kan effektivisera viktiga delar av din finansiella hantering.
När du tar bort manuella processer är risken lägre att du missar att betala en faktura. Detta innebär att du slipper betala förseningsavgifter. Det är också ett sätt att bygga upp förtroendet med din leverantör. Snabba betalningar är ett tecken på tillförlitlighet. Att ha ett klanderfritt rykte kan gynna dina leverantörsvillkor.
Att ha en dålig översikt över ditt företags finanser är stressigt. Det är också riskabelt ur ett affärsperspektiv. Utan realtidsåtkomst till relevant data kan du inte korrekt förstå var din organisation står finansiellt. Att ha en enda källa för insikterna gör dem snabbt tillgängliga. Dessutom blir fakturahanteringen mycket enklare.
Automatisering hjälper till att sköta utgiftshanteringen mer effektivt. Du kan effektivisera processen för leverantörsreskontra, förutse utflöden och förebygga kassabrist. Spara arbetstimmar och få balans i böckerna – träffsäkert och korrekt.
Mer läsning: Läs om den digitala byrån Savvy Moves och hur de ökade sin kassaflödesöversikt och sparade 20 timmar på finansiell administration.
När du förlitar dig på produkter som automatiserar manuella processer får du mer än bara en effektivitetsökning. Plattformar med inbyggd analys och dashboards gör att du får omedelbar översikt. De mest avancerade lösningarna erbjuder också skräddarsydda krediter så att du kan förbättra kassaflödet när du behöver det.
Juni är en kraftfull plattform för dina bankbehov och din finansiella hantering. Den är utformad för att ge dig mer kontroll över ditt bolags finansiella hälsa. Tänk dig att du har en enda inloggning för att spåra och avstämma betalningar, hantera utgifter och kassaflöde samt få tillgång till relevanta insikter i realtid. Det är precis vad du får.
Juni samlar in och skannar dina fakturor automatiskt samt fyller i alla viktiga betalningsuppgifter. Vi matchar dessutom dina betalda fakturor till rätt transaktioner.
Dessa funktioner gör att plattformen effektivisera processen för fakturamatchning och minskar risken för betalningsfel eller andra avvikelser.
Juni automatiserar processen att matcha fakturor med motsvarande inköpsorder eller kvitton, vilket minskar manuellt arbete och antalet fel.
Anta att du regelbundet gör reklam för ditt bolag. Juni kommer samla in och skanna dina fakturor från Meta och Google Ads automatiskt och fyller i alla betalningsuppgifter. Betalda fakturor kommer att matchas med rätt transaktioner. Junis kort gör betalningsprocessen enkel, utan manuellt arbete.
Med Juni Capital kan du få räntefria kreditkort för att öka tillväxten eller använda fakturakredit för att frigöra bundet kapital. Du kan också få återbetalningsvillkor på upp till 120 dagar.
Juni stödjer över 2 500 integrationer och passar perfekt in i din befintliga tech stack. Från bokföringssystem till olika betalningsgateways och annonsnätverk tillåter Juni sömlöst dataflöde och matchning över olika plattformar.
Du kan till exempel få en samlad översikt över din Shopify- eller Amazon-butik med realtidsdata och insikter att agera på – allt snyggt presenterat i en enda dashboard.
Juni ger realtidsinsikter i fakturastatus och avvikelser, det gör att problem snabbt kan lösas och att du uppnår bättre finansiell kontroll. I sin tur innebär det att du kan fatta bättre beslut och agera proaktiv. På så sätt kan du ta kontroll över dina intäkter och växa hållbart.
Tack vare AI-driven teknik är det nu möjligt att fullt ut optimera finansiella aktiviteter, eliminera den mänskliga faktorn och få bättre kontroll över ditt kassaflöde.
Smart fakturamatchning är överlägset den manuella bearbetningen. Automatisera så mycket som möjligt för att kunna innovera och växa ditt bolag. Dina konkurrenter gör det förmodligen redan. Du har bara råd med ett alternativ: att ha fullständig finansiell översikt.
%25252520(5).png)
Om en faktura inte matchar en inköpsorder kommer den troligen att flaggas för vidare analys. Avdelningen för leverantörsreskontra kommer först att verifiera avvikelserna internt och sedan kontakta leverantören. I de flesta fall löses felet antingen genom att korrigera fakturan eller justera betalningsbeloppet.
Fakturamatchning är processen att jämföra fakturainformationen med dokument som inköpsorder, mottagningskvitto eller inspektioner. Målet är att säkerställa att de fakturerade varorna eller tjänsterna levererades och att prissättning och kvantitet stämmer överens.
Den bästa programvara för fakturamatchning är kompatibel med dina befintliga system, har en hög nivå av automatisering och är enkel att använda. Dessutom måste den ha höga säkerhetsstandarder och erbjuda bra valuta för pengarna. Vilken programvara som är bäst beror på dina unika affärsbehov. När du utvärderar olika alternativ bör du ställa frågor om prissättning och undvika att betala för dolda avgifter.
Juni är inte en bank - än. Vi är ett finansiellt techbolag som tillhandahåller elektroniska pengar och betaltjänster och därav omfattas vi inte av den statliga insättningsgarantin. Läs mer om vår licens och hur vi håller ditt företag och dina pengar säkra.
Juni Technology AB (organisationsnummer 559248-0908) är licensierat och registrerat som ett institut för elektroniska pengar hos Finansinspektionen (Sw. Finansinspektionen) (licensnr: 64025). Payment Card Solutions (UK) Limited (organisationsnummer 05941947) och UAB B4B Payments Europe (organisationsnummer 305539054) regleras av Financial Conduct Authority (ref: 930619) respektive Bank of Lithuania (licensnummer: 76). Juni Mastercard Corporate Card utfärdas av Juni Technology AB, Payment Card Solutions (UK) Limited och UAB B4B Payments Europe i enlighet med en licens från Mastercard International Incorporated. Mastercard och cirkeldesignen är registrerade varumärken som tillhör Mastercard International Incorporated. ©️ 2025 Juni. Alla rättigheter förbehållna.
