Att jobba i ett finansteam har många fördelar, men fakturaavstämning är inte en av dem. Vanligen är det en tidskrävande och tråkig uppgift som ofta leder till fel och förseningar. Men det är en av de viktigaste uppgifterna för ekonomiavdelningen eftersom det säkerställer att alla inkommande och utgående betalningar registreras korrekt.
I den här artikeln kommer du lära dig pålitliga metoder för att påskynda din avstämningsprocess utan att kompromissa med precisionen, och de åtta tecken som visar på att din process behöver automatiseras.
Fakturaavstämning innebär att matcha fakturor med kontoutdrag för att verifiera att alla betalningar är redovisade korrekt. Denna process ger dig en tydlig översikt över företagets finanser och gör att du kan upptäcka avvikelser tidigt, samt säkerställer att pengarna är där de ska vara. Det är också viktigt för att förebygga bedrägerier, undvika förseningsavgifter och hålla kassaflödet stabilt.
Många företag hanterar fortfarande fakturaavstämningen manuellt. Ofta innebär det att man ska gå igenom högar av fakturor, korsreferera dem med kontoutdrag och registrera data i bokföringssystemet. Det är en tidskrävande process och mycket kan gå fel: ett enda slarvfel vid dataregistreringen kan leda till bokföringsfel som kan förbli oupptäckta. Längre fram kan det orsaka oväntade budgetproblem eller till och med problem med regelefterlevnaden.
När ditt företag växer kommer du att hantera ett stort antal inkommande och utgående fakturor samt olika bankkonton. Som tur är kan du nu använda automatisering för att snabba upp och effektivisera varje steg i fakturaavstämningsprocessen.
Så snart du får fakturorna kan du automatiskt importera dem direkt till din finansiella plattform i stället för att manuellt samla in och organisera dem. Juni samlar in och skannar fakturor automatiskt samt fyller i alla viktiga betalningsuppgifter. Det säkerställer att du aldrig missar en faktura och att all din bokföringsdata registreras korrekt.
När fakturorna är importerade kan du betala dem snabbt och automatiskt. Med Junis leverantörsreskontra kan du hantera alla utgående betalningar från en enda dashboard, inklusive att ställa in automatiska betalningsdatum från flera konton. Det sparar tid och hjälper dig skapa bättre relationer med dina leverantörer.
Att matcha varje faktura med motsvarande transaktion är en del av det som gör avstämningen tidskrävande. Automatisering förenklar detta genom att automatiskt matcha fakturor till rätt betalningar. Juni matchar betalda fakturor med transaktioner effektivt så att du och ditt team inte behöver slösa tid på att manuellt korsreferera.
Innan fakturadata når ditt bokföringsprogram är det smart att organisera och kategorisera den genom att förbereda bokföringen. Förberedande bokföring kan sortera transaktioner, tillämpa anpassade regler och förbereda data för sömlös integration. Detta steg minskar teamets arbetsbelastning under den faktiska bokföringsprocessen och minimerar risken för fel.
Integration mellan ditt faktureringsprogram och din tech stack är nyckeln till ett effektivt arbetsflöde. Juni erbjuder till exempel över 2 500 integrationer som gör det möjligt att sömlöst samla in dina betalningsdata från plattformar som PayPal och Stripe. Det exporterar också fakturadata direkt till populära bokföringsplattformar som Fortnox eller Exact Online. Detta innebär att din finansiella information är synkad över alla dina system i realtid och ger en tydlig och aktuell bild av dina finanser.
Om du för närvarande gör fakturaavstämningen för hand eller endast automatiserar vissa delar av processen kanske du undrar om full automatisering är värt den initiala investeringen.
Här är åtta tecken på att det är dags att börja automatisera mer av din fakturaavstämningsprocess:
Om manuell datainmatning och fakturamatchning mot kontoutdrag tar upp en stor del av ditt teams tid är det ett tydligt tecken på att automatisering kan hjälpa. Automatisering hanterar dessa repetitiva uppgifter snabbt och frigör ditt team så att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Det sker ofta misstag i manuella processer—slarvfel, missade fakturor eller felmatchade transaktioner. Om du märker av fel i dina finansiella rapporter kan automatisering av uppgifter som import av fakturadata och fakturamatchning hjälpa.
Väntar du ofta till månadsslutet för att få en klar bild av din ekonomiska ställning? Försenad information kan hindra snabba beslut och göra att du inte hanterar problem i tid. Automatisering ger realtidsinsikter i din ekonomi så att du kan bevaka utgifter när transaktionerna sker, inte flera veckor senare.
Om hanteringen av kassaflödet har blivit utmanande på grund av försenade betalningar eller växande utgifter kan automatisering hjälpa. Automatiserade system säkerställer att betalningar och kvitton kommer i rätt tid, vilket stöder ett hälsosamt kassaflöde. Lösningar som Juni erbjuder också flexibla finansieringsalternativ och ger upp till 120 dagar att betala fakturor. Det förbättrar din kassalikviditet och gör att företaget kan verka effektivt även när inkommande betalningar försenas.
Felaktiga finansiella rapporter kan leda till problem med regelefterlevnaden, vilket kan orsaka revisioner och sanktioner. Om det har blivit svårt med efterlevnaden på grund av avstämningsfel bör du börja automatisera processerna för att säkerställa att alla transaktioner registreras och matchas korrekt.
Om arbetet med internationella leverantörer eller frilansare komplicerar dina betalningsprocesser kan automatisering förenkla detta. Automatiserade plattformar möjliggör snabba och säkra överföringar globalt som enkelt hanterar olika valutor och betalningssystem. Detta säkerställer att internationella fakturor betalas i tid, skapar bra affärsrelationer globalt och minskar komplexiteten med internationella transaktioner.
Lägger ditt team för mycket tid på att manuellt mata in data i flera system? Om så är fallet kan du snabba upp processen med programvaruintegrationer. Du kan automatiskt synka dina bokföringsprogram som Fortnox eller få korrekta exportfiler i format som CSV och SIE, vilket gör integrationen enkel och säkerställer att alla finansiella rapporter är konsekventa över alla plattformar.
Varje bolag har unika finansiella arbetsflöden. Om ditt nuvarande system inte tillåter anpassade regler eller kategorisering är det dags att överväga automatisering. Ställ in anpassade regler under den förberedande bokföringen så att transaktioner kategoriseras och behandlas enligt dina specifika behov.
Fakturaavstämning är en viktig uppgift som säkerställer finansiell precision och stöder kassaflödet, men den manuella processen är tidskrävande och ofta frustrerande. Genom att automatisera din avstämningsprocess kan du förenkla allt ifrån att importera fakturor och göra betalningar, till att matcha transaktioner och integrera med ditt bokföringsprogram.
Automatisering sparar tid, minskar fel och ger finansiella insikter i realtid. Som ett resultat är ditt finansteam bättre rustat att fatta välgrundade beslut. Om din nuvarande avstämningsprocess är långsam, leder till fel eller är ineffektiv kan det vara dags att undersöka automatisering och börja effektivisera dina finansiella aktiviteter.
Juni är inte en bank - än. Vi är ett finansiellt techbolag som tillhandahåller elektroniska pengar och betaltjänster och därav omfattas vi inte av den statliga insättningsgarantin. Läs mer om vår licens och hur vi håller ditt företag och dina pengar säkra.
Juni Technology AB (organisationsnummer 559248-0908) är licensierat och registrerat som ett institut för elektroniska pengar hos Finansinspektionen (Sw. Finansinspektionen) (licensnr: 64025). Payment Card Solutions (UK) Limited (organisationsnummer 05941947) och UAB B4B Payments Europe (organisationsnummer 305539054) regleras av Financial Conduct Authority (ref: 930619) respektive Bank of Lithuania (licensnummer: 76). Juni Mastercard Corporate Card utfärdas av Juni Technology AB, Payment Card Solutions (UK) Limited och UAB B4B Payments Europe i enlighet med en licens från Mastercard International Incorporated. Mastercard och cirkeldesignen är registrerade varumärken som tillhör Mastercard International Incorporated. ©️ 2025 Juni. Alla rättigheter förbehållna.
