“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
När ditt team betalar dussintals leverantörer och samlar in betalningsinformation på olika sätt kan det vara svårt att förstå din ekonomi och hantera ditt kassaflöde. Dessutom kan fel hända när ditt team är överbelastat.
Genom att automatisera processen kan du minska risken för fel och spara tid, samtidigt som du effektiviserar hela betalningsprocessen. Men hur börjar man?
I den här guiden går vi i genom hur du automatiserar leverantörsreskontra och hur du avgör vilka uppgifter som kan automatiseras. Vi tittar även på en lösning som kan hjälpa dig med hela processen.
%252520(6).png)
Att manuellt hantera leverantörsreskontra kan leda till splittrad kassaflödeshantering över olika kostnadsställen. Det kan också orsaka fel vid datainmatning, fakturor kan tappas bort och godkännandeprocesser kan bli långdragna.
Dessa utmaningar går att lösa genom att automatisera manuella processer. Genom att automatisera rutinuppgifter, som att ta emot och matcha fakturor, skriva in dem i register och skicka dem för godkännande, frigör du tid till viktigare strategiska frågor. Du får också en samlad översikt över utestående betalningar i hela bolaget.
Samtidigt kan betalningsprocesserna förenklas. Med automatiska avstämningar och schemalagda betalningar kan dina team snabbt stämma av konton. Dessutom blir månadsslutet enklare tack vare automatisk rapportering.
Genom att automatiskt samla in data får du en samlad översikt över alla utestående betalningar i hela bolaget. Plattformar som Juni, med lösningar för leverantörsreskontra, integreras även med dina befintliga finansiella system och erbjuder avancerad dataanalys. Detta ger dina team ökade möjligheter att hantera kassaflödet och identifiera besparingsområden.
Låt oss analysera de specifika sätten som automatisering av rutinuppgifter kan förbättra processen för leverantörsreskontra.
Att hantera papperskvitton och manuellt matcha och koda dem är både tidskrävande och kan leda till fel. Genom att automatisera vanliga processer inom leverantörsreskontra minskas ineffektivitet och den mänskliga faktorn försvinner. Då kan ditt team fokusera på mer betydelsefulla frågor, som att öka rörelsekapitalet och identifiera kostnadsbesparingar.
Administrationskostnader och förseningsavgifter kan påverka bolagets resultat och göra det svårt för finansteamet att effektivt hantera kassaflödet. Genom att ta bort pappersbaserade processer och manuell inmatning kan dessa kostnader undvikas. Samtidigt som alla betalningar alltid kommer att ske i tid.
Manuella arbetsuppgifter som datainmatning, lagring och porto kan även belasta kassaflödet och leda till ökade personalbehov inom finansteamet. Här kan automatiserad bokföring ge en tydlig bild av hur resurserna bör fördelas.
Att ta bort onödigt manuellt arbete gör anställda mer produktiva. Genom att dela finansiell data i realtid blir även upphandling av tjänster och ekonomin mer sammanlänkade.
Automatisering säkerställer att data inhämtas på ett konsekvent sätt och bearbetas korrekt varje gång. Detta eliminerar oundvikliga fel vid manuell datainmatning, samtidigt som kostsamma misstag som dubbla betalningar och missade fakturor undviks.
En dashboard för leverantörsreskontra med bevakning och rapportering i realtid ger bättre översikt över statusen för alla fakturor och betalningar i bolaget. Detta gör det möjligt att vara mer proaktiv med finansiell planering och beslutsfattande.
Anpassade flöden kan ställas in för att automatiskt skicka fakturor till rätt godkännare. Det gör att fakturor blir godkända och betalda snabbare. De snabbare processerna hjälper dig att upprätthålla bra relationer med dina leverantörer.
Automatisering upprätthåller ett tydligt händelseförlopp och har inbyggda avancerade säkerhetsåtgärder. Automatiserade system för leverantörsreskontra kan flagga fakturor och transaktioner som inte följer regulatoriska standarder.
Automatiserade bokföringsprogram gör det också enkelt för dig att komma åt data i efterhand eftersom lagringen av alla fakturor och betalningsuppgifter är standardiserad och helt digital. Kostnaderna och krångel som är förknippade med manuell inmatning försvinner därför effektivt i och med detta.
Automatisering kan identifiera dubbla eller misstänkta fakturor, vilket minskar risken för bedrägeri avsevärt. Programvaran använder avancerade analys- och maskininlärningsalgoritmer för att upptäcka ovanliga mönster och automatiskt flagga misstänkt aktivitet. Du får sedan en notis för att kunna undersöka det ytterligare.
Anpassade kontroller kan också ställas in för ett extra lager av säkerhet, vilket hjälper till att eliminera felaktig fakturering.
Automatisering kan utnyttja avancerad analys och databehandling för att ge oöverträffad översikt över kassaflödet. Genom att ha alla processer inom leverantörsreskontra samlad på en enda plattform kan du enkelt följa med i kassaflödeshanteringen över varje kostnadsställe. Det gör också att du kan optimera kassareserverna och snabbt identifiera möjligheter för rabatter vid tidiga betalningar.
Innan samarbetet med Juni och införandet av automatisering kämpade den digitala byrån Savvy Moves med splittrad kassaflödeshantering, långdragna processer och svårigheter med att hantera utgifter. Detta är vad medgrundaren, Rémon de Muijnck, sa:
"Att implementera automatiserade regler har förenklat och minskat fel i kvittomatchningsprocessen. Innan Juni lade vi ner mycket tid på den här uppgiften. Nu är våra konton korrekt avstämda och stängda varje månad med exceptionell effektivitet."
Vi fortsätter med att titta på huvuduppgifterna inom leverantörsreskontra och hur automatisering kan förbättra dem:
Datainmatning. Automatisering av datainmatning minskar det manuella arbetet med att registrera fakturor. Du kan automatiskt extrahera viktig fakturainformation med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR).
Fakturamatchning. Automatiserad två- och trevägsmatchning förbättrar precisionen och hastigheten av leverantörsreskontra. Samtidigt hjälper det till att tidigt identifiera avvikelser för att undvika betalningsförseningar.
Fakturakodning. Automatiserade verktyg kan koda fakturor till matchande konton på ett korrekt sätt. Det minskar risken för felklassificering och säkerställer att alla utgifter registreras korrekt.
Godkännandeflöde. Baserat på dina egna fördefinierade regler kan du skapa anpassade automatiserade flöden för att skicka fakturor till rätt personer för godkännande.
Schemaläggning och utförande av betalningar. Genom att schemalägga betalningar kan du också dra nytta av rabatter vid tidiga betalningar samtidigt som du undviker förseningsavgifter.
Leverantörshantering. Automatisering hjälper till att hålla leverantörsregister uppdaterade och säkerställer snabb kommunikation om fakturastatus och betalningar.
Utgiftsrapportering och ersättning av utlägg. Automatiserade system effektiviserar processen för att lämna in, godkänna och ersätta personalutlägg. De kan också automatiskt hämta data och generera rapporter, till exempel månadsavstämningar.
Avstämning. Programvara för leverantörsreskontra validerar och betalar fakturor automatiskt baserat på inköpsordrar och fakturor.
Analys och rapportering. Automatiserade verktyg kan generera detaljerade rapporter om utgiftsmönster, godkännandetider och hur leverantörer presterar.
Redo att automatisera din leverantörsreskontra? Läs vidare för en steg-för-steg-guide.
Börja med att granska alla nuvarande processer och system. Identifiera svaga punkter och ineffektiviteter i flödena. Var extra uppmärksam på områden med återkommande datafel.
Granska sedan noggrant antalet fakturor och betalningar som hanteras varje månad. Detta är också ett bra tillfälle att se över arbetsfördelningen för varje roll som är involverad i processen och ta reda på var tid går förlorad.
Leta efter en automatiserad lösning som är anpassad till storleken på ditt bolag. Programvaran du väljer bör vara skalbar när bolaget växer och dessutom erbjuda utmärkt kundsupport under och efter implementeringen. Den bör ha robusta funktioner för automatisering och erbjuda förbättrad översyn av kassaflödet.
Det är också viktigt att leta efter programvara med anpassningsbara arbetsflöden. Detta innebär att du kan anpassa lösningen efter dina befintliga processer och ditt bolags unika behov.
När du har den rätta lösningen, använd den för att skapa automatiserade godkännandeflöden. Börja med att definiera hierarkin för godkännande för varje kostnadsställe i bolaget. Sätt sedan upp automatiserade flöden för att säkerställa att alla fakturor skickas till rätt godkännare. Du kan ställa in dina egna parametrar baserat på vem som skickade fakturan.
När manuell hantering elimineras kan du ställa in anpassade notiser och påminnelser för att säkerställa att godkännandeprocessen håller sig på rätt spår och att godkännare alltid är medvetna om sina ansvarsområden.
Den programvara du väljer bör erbjuda effektiva integrationer med dina befintliga ERP- eller bokföringsprogram. Detta gör att du automatiskt kan synkronisera data mellan systemen för att säkerställa precision.
När alla integrationer är på plats kommer du ha en enhetlig plattform som effektiviserar processerna för leverantörsreskontra och frigör tid för teamet att lägga på mer strategiska uppgifter.
Håll en omfattande utbildning för ditt team om hur den nya programvaran fungerar, och se till att varje användare förstår sina ansvarsområden och hur de använder systemet.
Utbildningen bör täcka alla aspekter av programvaran, inklusive hur man övervakar automatisk fakturaskanning, sätter upp arbetsflöden för godkännande och hanterar integrationer.
Arbeta nära leverantören av lösningen för att ta tag i eventuella frågor eller utmaningar som dyker upp.
Bevaka regelbundet hur din lösning för automatisering av leverantörsreskontra presterar, och samla in feedback från anställda för att identifiera förbättringsområden. Använd funktionerna i programvaran för att bevaka KPI: er som handläggningstider, godkännandeprocessens längd och fel.
Juni gör det enkelt att automatisera leverantörsreskontra. Så här:
Genom att automatisera leverantörsreskontra kan du minska den tid det tar att behandla fakturor och genomföra betalningar. Du får också bättre kontroll över dina finanser med realtidsinsikter i dina utgifter.
Automatiserade system för leverantörsreskontra använder programvara för att hämta fakturor, matcha transaktionsdetaljer och schemalägga betalningar. Detta minskar manuellt arbete, minimerar fel och förbättrar relationerna med leverantörer.
För att automatisera leverantörsreskontra behöver du rätt produkt. Juni integreras sömlöst med dina befintliga finansiella system för att förbättra effektiviteten.
När du väljer en lösning för leverantörsreskontra bör du leta efter funktioner som fakturaskanning, automatiserade godkännandeflöden, integrationsmöjligheter, spårning i realtid samt rapportering och analys.
Ja, automatisering av leverantörsreskontra underlättar efterlevnad genom att upprätthålla spårbarhet, flagga problematiska fakturor och säkerställa att transaktioner följer regelverk.
Du kan förbättra relationerna med leverantörer genom att automatisera leverantörsreskontra och säkerställa att alla betalningar görs i tid.
%20(1).png)
.svg)
