“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Beroende på storleken och komplexiteten av ditt bolag kan det ta 5 till 10 dagar varje månad att göra ditt månadsslut. Många finansteam tvingas arbeta med utgången data, vilket gör månadsslutet till en tidskrävande och stressig process.
Ju snabbare du gör månadsslutet, desto tidigare kan du ta itu med finansiella avvikelser, kassaflödesproblem och andra brister. Det gör att du kan fatta bättre tillväxtorienterade beslut. Det är därför som många finansteam nu använder automatisering för att göra processen snabbare, effektivare och datadriven.
Att stänga månadens räkenskaper är en av de viktigaste uppgifterna för ditt finansteam. Även om det bara sker en gång i månaden kommer du oundvikligen att stöta på flera vanliga problem. Att samla in nödvändig information från olika avdelningar och system kan vara långsamt och leda till förseningar och potentiella fel. När ditt team tvingas arbeta med gamla datapunkter förlorar du möjligheten att snabbt reagera på akuta problem som till exempel för stora utgifter, minskande vinstmarginal och marknadsförändringar.
Denna fördröjning kan resultera i missade möjligheter, felaktiga prognoser och en känsla av att ligga efter, snarare än att vara tillväxtinriktad. För att ligga steget före är det viktigt att ha uppdaterad finansiella data så att du kan få strategiska insikter, som att identifiera kostnadsbesparingsåtgärder, optimera prissättning och prognostisera efterfrågan för bättre beslut.
Det finns ingen anledning att låta bokföringen tynga ner dig. Lösningar som Juni låter dig automatisera tidskrävande, repetitiva manuella uppgifter samtidigt som du håller dina finansiella data korrekt och uppdaterad. De integreras sömlöst med ditt befintliga bokföringsprogram, som Fortnox, och samlar in nödvändig data för att ditt månadsslut, så att du aldrig behöver manuellt mata in samma information i mer än ett system. De hjälper dig också att upprätthålla en tydlig översikt och genomföra effektiva dataanalyser som gör att du kan ta bättre finansiella beslut varje månad.
Vi fortsätter artikeln med att diskutera några av de mest effektiva automatiseringsfunktionerna som förbättrar ditt månadsslut.
Huvudsyftet med att automatisera ditt månadsslut är att eliminera tidskrävande, manuella uppgifter som ofta blir fel. Med en modern lösning som Juni kan du automatiskt samla in, skanna och bearbeta kvitton och fakturor, vilket minskar den manuella insatsen avsevärt.
Till exempel Juni Match, ett AI-drivet verktyg för utgiftshantering som samlar in och skannar bilagor med 100 % precision. Det innebär att du aldrig kommer att missa ett kvitto eller en faktura igen. Juni gör det också enkelt att automatiskt matcha kvitton och fakturor med rätt transaktioner. Genom att enkelt vidarebefordra dina bilagor till en dedikerad Juni-inkorg kan Juni Match skapa en ny faktura att betala eller matcha kvittot till rätt transaktion, allt med minimal arbetsinsats från ditt team. Insamlingen görs också enklare eftersom du kan skicka påminnelser om en bilaga saknas. Detta enkla tillvägagångssätt för avstämning sparar både tid och säkerställer att din data alltid är uppdaterad och korrekt.
Finansiell information i realtid är avgörande för effektiv utgiftshantering inom handeln. Det möjliggör snabba justeringar och säkerställer att resurser fördelas effektivt och att potentiella problem hanteras omedelbart. Med en lösning som Juni kan du ansluta och importera transaktioner från olika betalningsnätverk och betalningsgateways, vilket ger en tydlig överblick över ditt kassaflöde. Genom att integrera ditt traditionella bankkonto direkt i ditt Juni-konto kan du spåra alla dina pengar på ett ställe. Detta gör det lättare att bevaka kassaflödet och fatta välgrundade beslut baserat på aktuell information.
Denna realtidsinsikt är särskilt värdefull för att hantera utgifter innan månadsslutet. Med Juni kan du bedöma dina utgifter med precision även innan månadsslutet, vilket gör att du kan justera dina strategier vid behov. Oavsett om det handlar om att hantera annonskampanjer, inköp av lager eller leverantörsbetalningar, hjälper uppdaterade finansiella data dig att ligga steget före potentiella problem som överskriden budget, lagerbrister eller sena betalningar. Det gör också att du kan optimera annonsutgifter, säkra bättre lageravtal eller förhandla fram förmånliga leverantörsvillkor.
När du väljer en automatiserad lösning för att snabba upp ditt månadsslut är det viktigt att överväga om den kommer att integreras med de bokföringsverktyg som du och ditt finansteam redan använder. Juni är till exempel designad för att sömlöst integreras med populära bokföringsprogram som Fortnox och Exact Online. Denna integration låter dig enkelt synka transaktioner, dra dimensioner, ställa in anpassade regler och exportera data med 100 % precision. För finansteam innebär detta att fel inte längre förekommer i exporterna och tid sparas jämfört med att manuellt mata in data i bokföringsprogrammet.
Junis anpassade regler effektiviserar din bokföringsprocess genom att låta dig skapa mallar som automatiskt länkar korttransaktioner till specifika bokföringsdimensioner, såsom avdelningar eller projektkoder. Dessutom går det att lägga till butiksnamn och kundbeskrivningar med några få klick. Automatiseringen sparar inte bara mycket tid genom att eliminera repetitiva uppgifter, utan säkerställer också att alla transaktioner i dina finansiella register är konsekventa och korrekta. Det minskar risken för fel vid avstämning av dina konton.
När det är dags att exportera dina data gör Juni processen enkel och effektiv. Du kan sömlöst exportera data från Juni till ditt bokföringsverktyg, via CSV eller SIE, för att enkelt skapa bokföringsposter och göra avstämning. Och om du behöver ladda ner utdrag i andra format, som Datev MT940 eller CAMT053, erbjuder Juni en anpassad formatskapare.
För att ge dig en bättre uppfattning om hur automatisering snabbar upp administrationen och effektiviserar bokföringen, ska vi titta på hur ANI Jewels, ett nordiskt smyckesvarumärke, förbättrade sin finansiella administration med hjälp av automatisering. Innan de bytte till Juni behövde ANI Jewels hantera sina utgifter över flera annonsplattformar och kämpade med ineffektiva finansiella processer. Men efter att ha börjat använda Juni kunde de effektivisera sin finansiella administration och göra den 3x snabbare.
ANI Jewels integrerade Juni med sitt bokföringsprogram Fortnox och sin bank Nordea, vilket skapade ett sammanhängande system som automatiskt synkar finansiell data över flera plattformar. Integrationen eliminerade manuella fel vid datainmatning och gav realtidsöversikt över deras finanser. Det sparade bolaget cirka 7 timmar i administrativt arbete per vecka. Med Junis effektiva integrationer och automatiseringsverktyg kan ANI Jewels i stället satsa mer på strategiska initiativ, vilket leder till bättre beslut och kontinuerlig tillväxt.
Att hantera fakturor kan vara en av de mest tidskrävande aspekterna av månadsslutet, men det finns många lösningar som kan snabba upp processen. Juni låter dig till exempel samla in, betala och finansiera fakturor på några sekunder, vilket eliminerar behovet av manuell fakturahantering. Vår fakturalösning gör det möjligt att automatiskt matcha betalda fakturor med rätt transaktioner, så att dina register alltid är korrekt uppdaterade.
En annan fördel med vår lösning är att vi kan hjälpa till att minska kassaflödespressen genom att ge dig upp till 120 dagar att betala fakturor. Denna lösning är utformad för bolag inom handeln som ofta behöver hantera stora utgifter för lager eller annonsköp medan de väntar på att varorna ska säljas.
EYTYS, ett Stockholmsbaserat modevarumärke, är ett annat exempel på hur modernisering av processer, som till exempel ditt månadsslut, kan ge stora fördelar. EYTYS stod inför kassaflödesutmaningar när de expanderade sina distributionskanaler och behövde investera i lager och varumärkesbyggande. With Juni, they were able to increase their cash flow through Invoice Credit, which allowed them to invest in growth without disrupting their cash flow.
Juni integreras med EYTYS Swedbank-konto och deras bokföringsprogram, Fortnox, vilket ger en omfattande översikt över deras utgifter och effektiviserade deras finansiella processer. EYTYS sparar mycket tid på finansiell administration med denna integration, så att de kan fokusera helt på strategiska tillväxtinitiativ i stället. Genom att samla alla sina betalningsflöden i ett system kan EYTYS nu effektivt bokföra utgifter och göra månadsslut snabbare, det sparar dem en hel arbetsdag varje månad på finansiell administration.
Löpande bokföring är ett modernt sätt att hantera finansiella information där du bokför och analyserar data kontinuerligt under din bokföringsperiod i stället för månadsvis. Eftersom du alltid har en uppdaterad bild av dina finanser tar löpande bokföring bort tiden mellan månadsslutet och att få strategiska insikter. För att göra denna förändring behöver du dock ett enkelt sätt att sammanställa informationen. Att automatisera uppgifter och samla din finansiella data med en lösning som Juni, kan hjälpa dig att göra bytet till löpande bokföring.
Som ANI Jewels och EYTYS visar, innebär automatiseringen av dina bokföringsprocesser att mindre tid och ansträngning läggs på månadsslut. Genom att automatisera manuella uppgifter, integrera sömlöst med dina befintliga bokföringsverktyg och tillhandahålla finansiella insikter i realtid, hjälper Juni ditt finansteam att arbeta mer effektivt och fatta bättre beslut. Oavsett om du hanterar komplexa annonskampanjer, lager eller leverantörsbetalningar, håller våra automatiseringsfunktioner dina finansiella register korrekta och uppdaterade, så att du kan fokusera mer på tillväxt och oroa dig mindre för repetitiva manuella uppgifter.
