“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Påverkar en låg kassalikviditet (cash conversion cycle - CCC) tillväxtplanerna för ditt e-handelsbolag? Anta att du binder kapital i lager som sedan ligger i flera månader innan det säljs – under tiden har du svårt att betala dina leverantörer. Kanske saknar du flexibilitet att planera betalningar till dina leverantörer. Eller så kämpar du med långsamma och ineffektiva processer för leverantörsreskontra eller höga växlingsavgifter för ditt internationella företag.
Detta är bara några vanliga hinder som moderna e-handelsföretag möter varje dag. Därför är det viktigt att optimera din CCC. En optimerad CCC hjälper dig att upprätthålla likviditeten samtidigt som du undviker lagerproblem. Det möjliggör också för dig att se värde från dina investeringar snabbare, behålla pengar längre och betala leverantörsreskontra vid rätt tidpunkt. Nedan kommer vi att utforska vad en effektiv CCC-strategi innebär – och vad du kan göra för att genomföra den.
Låt oss börja med att friska upp minnet om grunderna. Din kassalikviditet (CCC) påverkas av den tid det tar för ditt företag att omvandla sina investeringar i lager till kassaflöden från försäljning. Det är en nyckelindikator på ditt företags effektivitet i hanteringen av dess rörelsekapital och består av tre huvudkomponenter:
Detta nyckeltal mäter det genomsnittliga antalet dagar ditt lager ligger innan det säljs. En kortare DIO innebär att du säljer ditt lager snabbare, vilket generellt förbättrar ditt kassaflöde. Med andra ord är dina kontanter bundna i lager under kortare tid.
DSO beräknar det genomsnittliga antalet dagar det tar för dig att få betalning efter att ha sålt en produkt. Om du endast säljer produkter på förskottsbetalning (t.ex. endast kreditkort) kommer din DSO att vara noll. Men om du säljer via marknadsplatser som kan hålla dina pengar i upp till 60 dagar eller om du accepterar betalning mot faktura, beror din DSO på hur lång tid det tar att faktiskt få betalning. En låg DSO är fördelaktig eftersom det förbättrar ditt kassaflöde och hjälper dig att arbeta mer effektivt. Till exempel kan du betala dina leverantörer fortare med en snabbare DSO. Det minskar behovet av kredit och förbättrar leverantörsrelationerna.
DPO är det genomsnittliga antalet dagar ditt företag tar på sig att betala sina leverantörer och andra leverantörsreskontra. Med optimal kassahantering kan ditt företag öka sin DPO, vilket gör det möjligt att behålla cash längre.
Baserat på de ovan beskrivna komponenterna kan du beräkna ditt e-handelsbolags CCC med denna enkla formel:
DIO + DSO − DPO = CCC
Till exempel, om din DIO är 60 dagar, DSO är 45 dagar och DPO är 30 dagar, skulle din CCC vara 75 dagar. Detta innebär att det tar 75 dagar att omvandla dina investeringar till cash.
Att optimera din CCC hjälper ditt företag att växa eftersom det direkt påverkar nyckelfaktorerna för framgång, särskilt din likviditet och dina leverantörsrelationer. Att minska din CCC kräver att du hanterar ditt lager mer effektivt och omvandlar det till cash snabbare. Det gör att ditt företag är i en bättre position att uppfylla sina finansiella åtaganden, undvika dyra krediter och förseningsavgifter samt säkra bättre villkor från dina leverantörer.
Ju högre din kassalikviditet är desto bättre. Lyckligtvis finns det många strategier som kan hjälpa dig att förbättra din CCC oavsett vilken affärsmodell eller bransch ditt e-handelsbolag verkar inom. Här är de 7 bästa råden som kan göra positiv skillnad.
Steg 1 är att optimera kassaflödet och hålla kvar rörelsekapitalet längre. I bästa fall kan detta resultera i en negativ kassacykel, vilket innebär att du säljer ditt lager innan dina leverantörsfakturor förfaller. Med mer rörelsekapital tillgängligt kan du investera i ytterligare lager eller annonsera innan du måste betala dina skulder.
För att uppnå detta bör du leta efter möjligheter att minska kostnaderna i försörjningskedjan, försena betalningar till dina leverantörer så länge som möjligt utan att riskera din relation eller förhandla om längre betalningsvillkor. Öka marginalen på dina produkter för att få in mer cash och se till att du får betalning för dina beställningar så snabbt som möjligt. Slutligen bör du investera i teknologi, såsom lagerhanteringssystem och analysverktyg, som kan hjälpa dig att optimera vinster och hålla bättre koll på din CCC.
Effektiv hantering av leverantörsreskontra kan hjälpa till att optimera ditt kassaflöde. Verktyg som Juni erbjuder virtuella kort för att hantera prenumerationer och marknadsföringsutgifter, automatisera fakturahantering och underlätta snabba och säkra internationella betalningar. Till exempel samlar Junis automatiserade fakturahantering in och skannar dina fakturor, fyller i betalningsuppgifter och schemalägger betalningar. Det förenklar hanteringen av leverantörsreskontra, sparar tid och minskar risken för fel.
Om ditt företag har svårt med en hög DIO kan du dra nytta av att implementera en mer effektiv lagerhantering. Det innebär att du har ett smartare, tekniskt drivet tillvägagångssätt för att hantera lagerfakturor, optimera lagerhanteringen och beställer vid rätt tidpunkter för att undvika för stort lager eller lagerbrist. Junis lösning för leverantörsreskontra hjälper till exempel till att automatisera din hantering av lagerfakturor för att undvika sena betalningar och extra avgifter. Det ger direkt påverkan på ditt kassaflöde.
Att förenkla din betalningsprocess kan hjälpa till att minska din DSO. Effektiva strategier kan vara att erbjuda flera betalningsmetoder och säkerställa en kundvänlig betalningsprocess för att uppmuntra snabbare betalningar.
Det är också viktigt att ha en tydligare bild av inkommande betalningar. Till exempel erbjuder Juni sömlösa integrationer med dina betalningsgateways, bankkonton, bokföringsprogram och webbutiker som Amazon och Shopify, så att du kan övervaka alla dina kassaflöden på ett ställe. Detta förenklar rapporteringen och ger dig en aktuell översikt över dina finanser.
Att hantera kassaflödet under hög- och lågsäsonger är avgörande. Att planera för säsongsvariationer och säkra finansieringsalternativ, som till exempel lagerfinansiering, kan hjälpa till att överbrygga klyftan och upprätthålla en mer konsekvent CCC. E-handelsvänlig lagerfinansiering kan ge den likviditet du behöver under lugnare perioder så att du har kassaflöde för att betala leverantörer och hålla koll på dina utgifter medan du väntar på att ditt lager ska säljas.
Långsam och ineffektiv finansiell administration har negativ inverkan på din CCC. För att påskynda din process och minska risken för manuella fel kan du använda AP-automatisering. Junis AP-lösning samlar till exempel in och skannar dina fakturor automatiskt, fyller i alla viktiga betalningsuppgifter och låter dig schemalägga automatiska betalningar. Den innehåller också en funktion för kvittomatchning, vilket sparar tid genom att automatisera processen att hämta samt matcha kvitton och fakturor. Dessutom finns en tvåvägsintegration med Fortnox som eliminerar manuella inmatningar och gör det snabbt och enkelt för dig att hämta dimensioner, ställa in egna regler, tillämpa skattekod och synka transaktioner.
Effektiv hantering och flytt av dina pengar bidrar också till en optimal CCC. Med Juni kan du enkelt skapa IBAN-konton i flera valutor och dra nytta av låga växlingsavgifter samt snabba SEPA- och SWIFT-överföringar inom EES. Det ger också snabba, säkra och prisvärda alternativ för att betala leverantörer i Europa, Kina, Singapore, Hongkong och USA.
Kortfristig finansiering kan också hjälpa dig att hålla koll på dina rörelsekostnader. Om du behöver utnyttja kreditlösningar, leta efter en långivare som specifikt tillgodoser behoven hos moderna e-handelsbolag. Detta inkluderar flexibla finansieringsalternativ som Capital for invoices, vilket gör att du kan förlänga återbetalningsvillkoren och förbättra kassaflödet.
Junis kreditlösningar är till exempel utformade för att hjälpa e-handlare att upprätthålla en hälsosammare CCC och överbrygga klyftan mellan utgift och försäljning. Det gör att du är bättre positionerad att förhandla fram mer förmånliga villkor med leverantörer, få tillgång till rabatter för tidig betalning och i slutändan förbättra lönsamheten.
Att optimera din CCC är ett viktigt steg mot att förbättra kassaflödet i ditt e-handelsbolag och driva tillväxt. Genom att minska DIO och DSO och optimera DPO kan du förbättra ditt företags finansiella hälsa och operativa effektivitet. Genom att implementera bästa metoderna vi presenterat ovan kan du förenkla din AP-process, övervaka kassaflöden mer effektivt och förbättra likviditeten. Resultatet blir att ditt företag påbörjat en resa mot större finansiell stabilitet och tillväxt.
.svg)
