Ditt företag växer med nya anställda samtidigt som olika projekt rör sig blixtsnabbt framåt. Den senaste produktlanseringen var en succé och dina kunder älskar dina tjänster. Men trots framgången är utgiftshanteringen väldigt resurskrävande.
När anställda lämnar in utläggsrapporter är reglerna oklara och godkännandeflödena fragmenterade, vilket leder till ineffektivitet och avvikelser som måste lösas.
Det går att lösa med en genomtänkt utgiftspolicy för anställda som effektiviserar processerna och säkerställer noggrannhet.
I den här artikeln får du reda på:
Även med den mest strukturerade och implementerade utgiftspolicyn kan du fortfarande uppleva problem, som till exempel flaskhalsar kring återbetalningar, brist på insyn i utgifter och begränsad kontroll över vart dina resurser tar vägen.
Därför diskuterar vi också hur skräddarsydda lösningar för utgiftshantering, som Juni, gör det möjligt för dig att slippa återbetalningsprocessen helt och hållet och ge dig full kontroll över dina utgifter.
%252520(6).png)
En utgiftspolicy för anställda är en uppsättning riktlinjer för att hantera och ersätta utgifter som anställda har ådragit sig medan de utför sina arbetsuppgifter. Dessa policys är utformade för att ge klarhet om vilka typer av utgifter som är tillåtna, vilken dokumentation som krävs för ersättning och hur man lämnar in utgiftsanspråk.
Målet är att säkerställa att anställda får rättvis och snabb ersättning samtidigt som kontrollen bibehålls över företagets ekonomi.
Genom att specificera tillåtna utgifter och sätta gränser hjälper en utgiftspolicy till att upprätthålla finansiell disciplin.
Det säkerställer att utgifter överensstämmer med en förutbestämd budget, vilket minskar risken för ekonomisk misskötsel och att budgeten överskrids. Dessutom spelar det en avgörande roll i att förhindra bedrägerier relaterade till utgiftsrapporter, skydda företagets resurser och främjar integritet.
Exempelvis, ditt finansteam är ansvarig för att hantera budgeten för ett snabbt växande företag. Samtidigt som företaget växer, gör också utgifterna relaterade till resor, kundmöten och kontorsmaterial också det. Utan en tydlig utgiftspolicy för anställda, börjar finansteamet upptäcka ologiska och stora utgifter bland teamen.
Genom att implementera en omfattande utgiftspolicy kan ditt finansteam upprätta tydliga riktlinjer för alla anställda. Policyn sätter gränser för resor och boendeutgifter, specificerar den dokumentation som krävs för ersättning och beskriver godkännandeprocessen för utgiftsanspråk.
Trots tydliga policys står företag ofta inför utmaningar med utgiftsanspråk som tänjer gränserna, vilket potentiellt kan leda till betydande ekonomiska förluster. Som när krav och ersättningar går till dolda kostnader. Till exempel:
Uppgraderingar av boende: val av hotellrum med högre standard eller förlängda vistelser utan tydlig affärsmotivering.
Småutgifter: dessa kan variera från kostnader för minibar till snabb internetuppkoppling på hotell som kanske inte täcks av policyn.
Överdrivna utgifter för nöje: kostnader för dryck eller underhållning kan bli hög, särskilt om de inte strikt krävs för affärsändamål.
Nedan ser du vad du behöver för att skapa en utgiftspolicy för anställda. Sedan tittar vi på lösningar för att få skräddarsydd finansiell kontroll så att du inte ens behöver en ansöknings- eller ersättningsprocess.
Genom att tillhandahålla tydliga riktlinjer och nödvändiga resurser kan en väl utformad utgiftspolicy göra det tydligt för alla anställda vad som anses vara företagsutgifter. I huvudsak handlar det om att upprätta fördefinierade gränser samtidigt som anställda ges frihet att fatta beslut inom dessa ramar.
Även om det inte finns någon universell mall för utgiftspolicys är dessa de viktigaste komponenterna i en solid utgiftspolicy för anställda:
Tillåtna utgifter: en lista över godkända utgifter som resor, måltider, boende, underhållning, prenumerationer och kontorsmaterial.
Utgiftsgränser: specifika gränser eller tak för vissa typer av utgifter, som till exempel ersättning för måltider eller hotellpriser.
Inlämningsprocess: stegen anställda behöver följa för att lämna in ett utgiftsanspråk, inklusive nödvändig dokumentation som kvitton och fakturor.
Godkännandeprocess: flödet för att godkänna utgiftsanspråk som beskriver vem som är auktoriserad att godkänna utgifter och eventuella nödvändiga granskningar.
Ersättningstid: tidsramen inom vilken anställda kan förvänta sig att få ersättning när deras anspråk har godkänts, om de inte använder ett företagskort.
Ej ersättningsbara utgifter: en tydlig beskrivning av utgifter som inte täcks av företaget, som personliga utgifter eller obehöriga reseuppgraderingar.
Compliance och revision: procedurer för att säkerställa att policyn efterlevs och att genomföra periodiska revisioner för att förhindra bedrägeri och missbruk.
Att skapa en robust utgiftspolicy för anställda är avgörande för att bibehålla finansiell kontroll. Men det garanterar inte att anställda följer den eller att den tar bort flaskhalsar från processen. Det är här plattformar för utgiftshantering kommer in: de kan hjälpa dig att återta kontrollen över ditt kassaflöde med realtidsinsyn och kontroller.
Genom att följa dessa fem väsentliga steg och välja rätt finansplattform kan du upprätta en tydlig och effektiv policy som gynnar din organisation och dess anställda. Så här kommer du i gång:
Att bygga en solid policy innebär att du förstår ditt team och företagets behov och dagliga utgifter. Effektiv utgiftshantering börjar med att identifiera de vanligaste utgifterna som anställda har och överväga branschstandarder.
Om ditt företag till exempel ofta skickar anställda på resor kan typiska affärsreseutgifter omfatta flygbiljetter, hotellboende, måltider, transporter (som biluthyrning eller samåkningstjänster) och småutgifter (som dricks och avgifter för internetåtkomst).
Identifiera tillåtna utgifter och gränser, börja med att gå igenom utgiftskategorier som resor, måltider, boende, kontorsmaterial och professionell utveckling. Definiera sedan tydligt tillåtna utgifter i varje kategori för att förhindra förvirring och sätta tydliga förväntningar.
Du måste också fastställa specifika gränser för olika typer av utgifter. Till exempel tak för ersättning av måltider, maxpris för hotell och milersättning för användning av egen bil. Dessa gränser hjälper till att kontrollera kostnader och säkerställer att utgifterna hålls inom företagets budget.
Beroende på företagets och de anställdas behov kan integrering av kort för företagsutgifter hjälpa till att hålla utgiftshanteringen effektiv och transparent.
Detta eftersom det ger anställda möjlighet att göra tillåtna inköp utan att använda personliga medel, vilket innebär att det inte behövs någon ersättning. Du kommer också att ha en samlad informationskälla för de anställdas och företagets utgifter.
Med Juni kan du till exempel skapa så många virtuella kreditkort som du behöver i SEK, GBP, EUR eller USD. Du kan ställa in specifika kontroller för att övervaka, begränsa eller blockera utgifter på kortnivå, vilket ger ökad insyn och kontroll för både chefer och ditt finansteam.
Dessutom erbjuder Juni Capital snabba och flexibla finansieringslösningar för att hjälpa dig att öka ditt kassaflöde när det behövs.*
*Capital for cards är tillgängligt för behöriga kunder som är registrerade i Storbritannien, Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Norge och Finland. Avgifter och villkor gäller.
För att effektivisera administrationen kring företagets utgiftspolicy bör din programvara för utgiftshantering integreras med ditt bokföringsverktyg. Detta kan förenkla processen för att spåra anställdas utgifter, minska manuell datainmatning och minimera fel.
Till exempel sparar det tid genom att automatiskt ladda upp transaktioner och kvitton och ger realtidsinsikter i din finansiella hälsa, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut.
Genom att integrera bokföringsprogram till din plattform för utgiftshantering kopplas flödet av data direkt mellan dina virtuella kortkontroller och finansiella system. Du kan nu börja automatisera nyckeluppgifter som diskuteras i nästa steg.
Automatisering av utgiftshanteringen effektiviserar din utgiftsspårning och ersättningsprocess. Automatisering minskar den administrativa arbetsbördan, påskyndar ersättningsprocessen och kan öka efterlevnaden av din utgiftspolicy.
Till exempel kan verktyg som Juni automatiskt hämta in kvitton, matcha dem mot fakturor och återbetala dem på några sekunder. This means you don't have to think about paper receipts or manual data entry. Plus, as we already mentioned, employees won't need expense reimbursement at all saving valuable time.
Att implementera ett robust system för att spåra och redovisa alla köp är avgörande för att bibehålla finansiell transparens och kontroll. Till exempel kan du använda en finansiell plattform som Juni, ditt bokföringsprogram eller ERP för att övervaka företagets utgifter och effektiviteten av din utgiftspolicy.
Denna praxis hjälper till att identifiera utgiftsmönster, säkerställa efterlevnad av utgiftspolicyn och fatta datadrivna finansiella beslut. Regelbunden spårning och redovisning underlättar också revisioner och ger insikter i områden där kostnadsbesparande åtgärder kan genomföras.
Juni matchar dina betalda fakturor med rätt transaktioner så att du slipper. Du kan också automatiskt importera dina kvitton och fakturor med din dedikerade Juni-inkorg för att enkelt hantera utgifter och matcha kvitton till transaktioner.
Låt oss titta på några sätt som Juni gör utgiftshanteringen enkel:
Integrera Juni sömlöst med ditt befintliga bokföringsprogram: detta säkerställer att all utgiftsdata registreras korrekt, vilket minskar fel och förenklar finansiell rapportering. For example, Juni integrates with Fortnox to automatically sync your bank feed. Du kan också sömlöst exportera till program som Netsuite eller Xero.
Ta kontroll över dina medieutgifter: implementera specifika kontroller för varje virtuellt kort från Juni för att övervaka, begränsa eller blockera medieutgifter. Detta säkerställer att alla utgifter ligger inom budgeten och överensstämmer med företagets policys. Juni samlar också in och skannar dina Google Ads- och Facebook Ads-fakturor automatiskt och fyller i alla betalningsuppgifter med våra integrationer.
Få snabb och flexibel finansiering: om du behöver öka ditt kassaflöde erbjuder Juni Capital snabba och flexibla finansieringslösningar. Detta säkerställer att du har de medel som krävs för att hålla igång din verksamhet.
Mer insyn leder till bättre beslutsfattande och i slutändan en hälsosammare finansiell miljö för ditt företag.
Detsamma gäller vid skapandet och implementeringen av din utgiftspolicy för anställda. Ju tydligare det är när du hanterar vanliga utgifter, desto lättare blir det att implementera rimliga köpgränser och kontroller – och desto färre problem kommer det att bli med anställdas efterlevnad.
Genom att skapa en stark policystruktur och ge ditt team ökade möjligheter med virtuella kort kan du skapa en policy som effektivt hanterar kostnader. Dessutom kan företag som utnyttjar automatisering och integrerar sitt bokföringsprogram förbättra utgiftshanteringen, minska administrativa bördor och säkerställa efterlevnad.
Det ger också dina anställda mer självförtroende och effektivitet i att utföra sina uppdrag.
Förutom Junis funktioner för automatisering av leverantörsreskontra, kvittomatchning och flexibla finansieringsalternativ kan Juni hjälpa dig att uppnå transparens och kontroll för en smidig och effektiv utgiftspolicy för anställda.
Juni är inte en bank - än. Vi är ett finansiellt techbolag som tillhandahåller elektroniska pengar och betaltjänster och därav omfattas vi inte av den statliga insättningsgarantin. Läs mer om vår licens och hur vi håller ditt företag och dina pengar säkra.
Juni Technology AB (organisationsnummer 559248-0908) är licensierat och registrerat som ett institut för elektroniska pengar hos Finansinspektionen (Sw. Finansinspektionen) (licensnr: 64025). Payment Card Solutions (UK) Limited (organisationsnummer 05941947) och UAB B4B Payments Europe (organisationsnummer 305539054) regleras av Financial Conduct Authority (ref: 930619) respektive Bank of Lithuania (licensnummer: 76). Juni Mastercard Corporate Card utfärdas av Juni Technology AB, Payment Card Solutions (UK) Limited och UAB B4B Payments Europe i enlighet med en licens från Mastercard International Incorporated. Mastercard och cirkeldesignen är registrerade varumärken som tillhör Mastercard International Incorporated. ©️ 2025 Juni. Alla rättigheter förbehållna.
