“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Att hantera utgifter och köp effektivt är avgörande för att upprätthålla finansiell hälsa och operativ excellens. Den generella metoden "one-size-fits-all" för utgiftshantering misslyckas dock ofta med att adressera de unika behoven och utmaningarna som olika branscher och vertikaler står inför.
Oavsett om det är en tech-startup, ett bolag som säljer sportkläder eller ett kosmetikaföretag, har varje sektor särskilda krav på utgiftshantering som kräver skräddarsydda lösningar. Olika branscher verkar under varierande regelverk, står inför olika marknadstryck och har unika arbetsflöden.
Dessa skillnader innebär att en lösning för utgiftshantering som fungerar perfekt för detaljhandeln kanske inte är lämplig för digital handel. Genom att anpassa dessa lösningar kan företag säkerställa regelefterlevnad, öka effektiviteten och få bättre finansiell kontroll.
I den här artikeln får du lära dig:
%2520(10).png)
För medelstora företag avser utgiftshantering utgifter som initieras av anställda, som resor eller avgifter för utbildning och utveckling, samt affärsutgifter som att köpa lager eller marknadsföringskostnader.
Nyckelkomponenter i utgiftshantering inkluderar:
Utgiftsspårning och rapportering: Bevakning och rapportering av alla utgifter i realtid eller genom regelbunden rapportering för att säkerställa att de överensstämmer med företagets budget och finansiella mål.
Arbetsflöden för godkännande: implementering av ett system där utgifter måste godkännas av chefer eller finansteam innan de kan ersättas eller registreras. Detta hjälper till att säkerställa att utgifter är nödvändiga och i enlighet med policy.
Regelefterlevnad: upprättande och genomdrivande av riktlinjer för vad som utgör tillåtna utgifter, utgiftstak och nödvändig dokumentation. Detta hjälper till att vara konsekvent och undvika bedrägliga eller överdrivna utgifter.
Processer för utbetalning av ersättning: säkerställande av att anställda ersätts snabbt för utlägg efter korrekt inlämning och godkännande av utgiftsrapporter.
Integration med bokföringssystem: länka system för utgiftshantering med företagets bokföringsprogram för enkel dataöverföring, precis bokföring och ekonomisk rapportering.
Varje sektor verkar under unika förhållanden, regler och marknadstryck, vilket leder till särskilda behov i hanteringen av utgifter. Att anpassa lösningar för utgiftshantering för att passa dessa specifika krav är avgörande för att uppnå optimal finansiell kontroll och operativ effektivitet.
Här är några sätt som branscher kan skilja sig åt i sina krav på utgiftshantering:
1. Regelefterlevnad: olika branscher och vertikaler omfattas av varierande regleringskrav. Till exempel måste onlineåterförsäljare följa diverse konsumentskyddslagar och integritetsregler. Detta innebär att de kan behöva robust datakryptering, säkra betalningsgateways och omfattande sekretesskontroller på sina onlineplattformar för att skydda kundinformation och säkerställa efterlevnad av regler som GDPR och CCPA.
2. Utgiftskategorier och volym: typen och volymen av utgifter kan variera avsevärt mellan branscher. En tekniktung startup kan ha stora kostnader för programvarulicenser och molntjänster, medan ett konsultföretag kan ha högre utgifter för resor och representation. Genom att anpassa lösningar för utgiftshantering för att hantera specifika kategorier effektivt går det att strömlinjeforma processer och minska fel.
3. Godkännandeprocesser och arbetsflöden: godkännandeprocesser kan skilja sig åt beroende på organisationsstruktur och branschnormer. Till exempel kan utgifter för annonsering behöva godkännas av flera account managers eller compliance officers, medan godkännanden inom handeln kan centraliseras till ett företagsinternt finansteam.
Låt oss titta på några grundläggande funktioner som en lösning för utgiftshantering bör erbjuda, oavsett verksamhetens behov och företagsutgifter:
Automatiserad datainmatning och utgiftsspårning: genom att integrera med företagskreditkort och banksystem kan en lösning för utgiftshantering automatiskt hämta in och kategorisera utgifter när de inträffar.
Realtidsspårning och rapportering: denna funktion låter chefer följa upp utgifter i realtid, identifiera eventuella avvikelser eller överdriven spendering snabbt och fatta informerade beslut baserat på aktuell data.
Integration med befintliga system: för effektiv finansiell hantering måste en lösning för utgiftshantering integreras med befintliga bokförings-, ERP- och HR-system. Detta säkerställer ett smidigt dataflöde över olika plattformar, eliminerar behovet av dubbel datainmatning och minskar risken för avvikelser.
Anpassningsbara arbetsflöden för godkännande: denna funktion gör det möjligt för företag att skapa specifika regler och godkännandeflöden som matchar deras operativa behov, vilket säkerställer att utgifter granskas och godkänns av rätt personal.
Säkerhet och dataskydd: en effektiv lösning för utgiftshantering måste innehålla robusta säkerhetsåtgärder, såsom datakryptering, användarautentisering och efterlevnad av integritetsregler. Dessa funktioner skyddar känslig information från obehörig åtkomst och intrång, vilket säkerställer att finansiell data förblir konfidentiell och säker.
Proffstips: Juni låter finansteam lösa de unika finansiella utmaningar som de står inför varje dag. Ta kontroll över företagsutgifter med virtuella företagskort, leverantörsreskontra och smarta automatiseringar – allt på ett och samma ställe.
Detta avsnitt utforskar hur anpassning av lösningar för utgiftshantering kan omforma finansiella verksamheten över olika branschvertikaler. Låt oss titta på hur varje sektor kan uppnå större effektivitet och finansiell transparens genom specifika anpassningar för utgifter:
Företag inom digital handel handskas ofta med gränsöverskridande korttransaktioner, hanterar flera valutor och står inför varierande transaktionsavgifter. De kan också behöva spåra medie- och lagerutgifter samtidigt som de gör manuell datainmatning, vilket kan komplicera finansiell styrning och budgetering.
Här krävs god insyn och kontroll över utgifterna. Leta efter programvara för utgiftshantering med funktioner som virtuella kort, konton i flera valutor och integrationer med bokföring och annonsering som kan ge värdefulla insikter och en enhetlig bild av dina finanser.
Till exempel är varje funktion i Junis plattform designad specifikt för företag som verkar inom digital handel. Ta plattformens konton i flera valutor som ett exempel. Du kan skapa IBAN-konton i dina föredragna valutor (SEK, GBP, EUR, USD eller NOK), som du kan hantera via en centraliserad dashboard – perfekt för att sälja dina produkter globalt. Detta påskyndar tidskrävande manuella processer som valutakonvertering, hantering av internationella betalningar och avstämning av konton från olika länder.
Modebranschen kännetecknas av snabba förändringar i trender, säsongsskiften och en komplex försörjningskedja som kräver precis och flexibel finansiell styrning. För att inte tala om hanteringen av lager- och leverantörsbetalningar. Detta kan göra det svårt att upprätthålla korrekt finansiell rapportering och säkerställa snabba reaktioner på marknadsförändringar.
En robust och anpassningsbar process för utgiftshantering är avgörande för att effektivt spåra och kontrollera kostnader, hantera leverantörsrelationer och anpassa sig till snabba skiftningar i konsumenternas efterfrågan. Här är några anpassningar specifikt för att förbättra lönsamhet och effektivitet inom modebranschen:
Branschinsikt: "Att ligga steget före och ha en löpande plan för att följa upp ditt kassaflöde och din likviditet under året kommer att sätta dig i en utmärkt position för att hantera svåra perioder." – Björn Påhlman Spenger Grundare & vd på Fashion Tech Group
Att hantera utgifter inom kosmetikabranschen innebär unika utmaningar. Det kan inkludera höga marknadsföringskostnader, strikta krav på regelefterlevnad samt komplex produktutveckling och internationell distribution.
Kosmetikamarknaden kräver också ständiga innovationer och efterlevnad av olika globala standarder. Detta gör detaljerad spårning av forsknings- och utvecklingskostnader (FoU) avgörande för att bibehålla en konkurrensfördel och regelefterlevnad.
Anpassade verktyg som spårning av FoU-utgifter och system för hantering av regelefterlevnad låter företag följa upp dessa kostnader, säkerställa att smarta investeringar görs och undvika böter på grund av bristande efterlevnad.
Förutom verktyg för spårning av FoU-utgifter inkluderas funktioner för utgiftshantering som är anpassad för kosmetikabranschen:
Utgiftshantering inom branschen för hemartiklar handlar ofta om att bibehålla höga standarder och konkurrenskraftiga priser på en marknad som drivs av både kvalitet och kostnadseffektivitet. Detta kan innefatta: hantera lagerkostnader och säsongsvariationer, logistik och frakt, upprätthålla kvalitetskontroll samt hantera kampanjrabatter.
Här är några funktioner för utgiftshantering att hålla utkik efter:
Reklambyråer står inför utmaningar som kampanjbudgetering, fakturering av kunder, kostnader för medieköp och kreativ produktion. Det finns också ett behov av att anpassa omfattande kampanjutgifter med kundernas förväntningar och projektresultat. Allt detta gör effektiva verktyg för budgethantering oumbärliga.
Plattformar som Juni gör det möjligt för byråer att fördela, spåra och justera budgetar och utgifter i realtid. Detta kan säkerställa finansiell transparens och stärka kundernas förtroende. Dessutom kan du med smarta automatiseringar enkelt sätta dimensioner, ställa in skattekod och synka alla dina transaktioner i båda riktningarna.
Andra anpassningar som du kan använda för att kontrollera kostnader och driva operationell effektivitet inkluderar:
Proffstips: Betalar du för annonser och lager innan de gett avkastning? Juni Capital ger dig längre betalningsvillkor, vilket frigör kassaflödet och hjälper dig att förhandla fram bättre villkor med dina leverantörer.
Sportklädesmarknaden är mycket konkurrensutsatt och snabbt föränderlig, vilket kräver att företag är effektiva i produktutvecklingen och snabba att reagera på trender samtidigt som de upprätthåller strikt kostnadskontroll. Utmaningar för utgiftshanteringen inkluderar ofta:
Detta innebär att skräddarsydda verktyg för hantering av projektbudgetar är avgörande. De gör det möjligt för företag att noggrant spåra utgifter relaterade till nya designer och produktlanseringar, vilket säkerställer att projekten håller sig inom budgeten och till strategiska mål.
System för spårning av materialkostnader kan också hjälpa till att hantera utgifter relaterade till olika tyger och produktionsmaterial, optimera kostnaderna och minska svinnet. Dessutom hjälper verktyg för hantering av arbetskostnader till att följa upp och kontrollera kostnaderna för tillverkning.
Dessutom är det nödvändigt att spåra kostnad för regelefterlevnad för att säkerställa att både inhemska och internationella regler följs, som kan variera mycket och påverka marknadstillgängligheten.
Med Junis konton i flera valutor och flexibela kreditgränser för företag med räntefri finansiering kan du hantera utgifter över olika regioner effektivare. Detta är särskilt värdefullt för sportklädesföretag som följer olika internationella regler.
Skräddarsydda plattformar är designade för att hantera unika utmaningar och effektivisera processer enligt specifika behov inom varje sektor. Till exempel hjälper Juni alla ovan nämnda branscher för att förenkla sättet du spenderar och flyttar pengar.
Med låga växlingsavgifter, företagskort och finansiella insikter som sträcker sig från kassaflödesanalys till prestanda för webbutiker, förser Juni digitala handelsföretag med de resurser de behöver för att hantera sina finanser, förbättra kassaflödet och investera i tillväxt.
.svg)
