“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Att hantera utgifter manuellt kan i ärlighetens namn kännas som en oändlig kamp mot alla kvitton och fakturor. En lösning kan vara automatisering för effektivare flöden, förbättrad produktivitet och nöjda anställda. Det blir också enklare att följa utgiftspolicyer och lättare att upptäcka misstänkt aktivitet.
Nedan kommer vi att gå igenom hur du kan slippa manuell uppladdning, att leta efter papperskvitton eller handskas med spärrade kort och dålig översikt över utgifterna.
Automatisering av utgiftshantering innebär att digitala verktyg och programvara används för att förenkla processen för att spåra, rapportera och betala ut ersättning för anställdas utgifter. Digitala system som automatiskt spårar och bearbetar utgifter ersätter manuella metoder för utgiftshantering, som kalkylblad och papperskvitton.
Att ersätta manuella processer med automatisering gör finansteam mer effektiva, minskar fel och ökar produktiviteten.
Finansteam behöver inte längre spendera timmar på att leta fakturor och matcha kvitton för att hålla koll på anställdas utgifter. Med automatiserad utgiftshantering kan allt göras på ett ställe.
Med integrationen av flera digitala lösningar kan du i stället ta itu med andra viktiga frågor i ditt bolag. Till exempel kan du:
Att automatisera utgiftshanteringen löser flera problem som är vanliga för moderna bolag.
Högar av papperskvitton, förlorade fakturor och frustrerade anställda är bara några av de saker som gör det tidskrävande och ineffektivt att manuellt spåra utgifter.
Fel i registreringen från svårlästa kvitton och felaktiga utgiftsrapporter gör dessutom att processen tar för mycket tid. Det är saker som din ekonomiavdelning måste ordna i stället för viktigare uppgifter, som att upprätta budget för nästa kvartal.
Manuell utgiftshantering innebär också att finansiella rapporter ofta inte kan tas fram förrän i slutet av varje månad, vilket gör det svårt att få en enhetlig bild av anställdas utgifter. Anställda får vänta veckor på ersättning eftersom managers inte kan godkänna budgetar eller utgiftsrapporter.
Trots allt arbete är det ändå svårt att veta om all din data är korrekt, om du har följt utgiftspolicyer eller undvikt misstänkta aktiviteter.
Genom att implementera automatisering i ditt bolag kan du minska kostnader, undvika onödiga utgifter och arbeta mer effektivt.
Nedan går vi igenom hur du kan automatisera din utgiftshantering.
Genomför en grundlig bedömning av dina nuvarande processer för utgiftshantering. Frågor du bör ställa under genomgången är:
Inkludera alla team som har tillgång till företagets pengar i denna process. Varje teammedlem kommer att ha olika perspektiv på vad som saknas i den nuvarande processen och kommer att hjälpa dig att skapa en fullständig bild av vad de behöver för att bli mer effektiva.
Spärrade kort, låga utgiftsgränser och medieteam som köper från olika konton — känns det igen? Digitala team inom handeln behöver en automatiserad lösning som är tillräckligt flexibel för att hålla koll på annonsutgifter, lager- och leverantörskostnader över flera valutor.
Föreställ dig att ditt marknadsteam försöker lansera en ny annonskampanj och deras kort nekas. Samtidigt vet du att det finns för stora utgifter hos dina produkt- och R&D-team, trots att du har infört strikta riktlinjer för gränser och godkännanden. Men inte nog med att du inte kan identifiera varifrån dina pengar försvinner, det är omöjligt att veta om du är på väg att nå en utgiftsgräns som kommer att hindra dig från att göra större betalningar under nästa vecka.
Genom att integrera en programvara för utgiftshantering, som Juni, kan du hantera betalningar över flera konton och valutor i en samlad dashboard, få realtidsöversikt över utgifter och centralisera dina aktiviteter och din utgiftskontroll.
Om ditt företags tillväxt är beroende av bra likviditet kan du också dra nytta av Junis finansierings- och kassaflödeslösningar. På så sätt kan du skapa långsiktiga strategier när du investerar mer i medieköp och UX-verktyg. Du kanske driver ett e-handelsbolag som är starkt beroende av kassaflödet för att köpa lager, vilket tvingar ditt finansteam att planera noggrant. Juni låter kunder inom EES finansiera sina lagerfakturor med avgifter så låga som 3%, vilket frigör kapital och ökar tillväxten.
En tydlig och väl utformad utgiftspolicy låter team arbeta mer effektivt eftersom de kan fatta beslut om utgifter inom de gränser du sätter.
Din policy bör inkludera följande:
Identifiera de vanligaste utgifterna dina anställda har. Till exempel, om ditt team använder ett verktyg för e-postmarknadsföring, kan du lista rekommenderad programvara och sätta en maximal månadsbudget. Med Juni kan du implementera anpassade gränser och behörigheter med så många kort som ditt team behöver.
Din policy bör standardiseras och vara lättillgänglig för alla anställda. Se till att den hålls uppdaterad när ditt företag växer och håll språket enkelt och fritt från teknisk jargong.
Hoppa över manuell registrering och papperskvitton genom att implementera automatiserade kvitto- och fakturaflöden. Automatisering minskar risken för fel i registreringen, påskyndar avstämningsprocessen och gör att anställda följer utgiftspolicyer.
Dina anställda kan snabbt ta ett foto av sina kvitton i Juni-appen eller vidarebefordra dem till en dedikerad inkorg så tar Juni hand om resten. Om du saknar en faktura skickar du helt enkelt en påminnelse till ditt team från den centraliserade plattformen. Juni skannar fakturor och fyller i betalningsuppgifterna så att du kan betala med några klick. Med möjligheten att vidarebefordra alla fakturor till en dedikerad Juni-inkorg undviker du också förseningsavgifter och manuell uppladdning av fakturor
Genom att automatisera dina kvitto- och fakturaflöden kan du också automatisera dina godkännandeprocesser. När en anställd laddar upp sina kvitton kan anpassningsbara automatiseringar låta dig ställa in regler och godkännanden som matchar dina operativa behov.
Identifiera rätt personer i godkännandekedjan och tilldela godkännanden automatiskt till dem. Du kan helt eliminera processen att betala ut ersättning till anställda eftersom det sker nästan omedelbart.
Regelbunden bevakning och granskning av dina processer hjälper till att identifiera utgiftsmönster, brister i efterlevnaden och ger insikter som gör det möjligt för dig att fatta datadrivna beslut. När ditt företag växer kommer behovet att granska och förbättra dina processer också att öka för att anpassa sig till högre utgifter, större budgetar och fler anställda som behöver tillgång till företagets pengar.
Juni erbjuder en rad verktyg och integrationer utformade för att optimera utgiftshanteringen, vilket gör det enklare för ditt team att effektivisera finansiella processer, minska manuella insatser och förbättra kassaflödet.
Mer precisa konton och snabbare månadsslut tack vare integrationer med bokföringsprogram som Fortnox och automatiska godkännandeprocesser minskar fel orsakad av manuell utgiftshantering.
Till exempel låter Juni dig centralisera medieutgifter och avstämningen, vilket eliminerar behovet av att logga in på Meta, betala fakturor där och sedan ladda upp dem i det verktyg du använder. I stället hämtar Juni automatiskt Meta-fakturor och du kan välja att betala dem omedelbart eller få finansiering för att betala dem senare.
All din finansiella information är tillgänglig i en dashboard som samlar all din utgiftshantering. Företag kan se utgifter efter kategori och tidsperiod, vilket sparar mycket tid på att manuellt spåra och bevaka utgifter över flera avdelningar.
Färre repetitiva arbetsuppgifter, mer förutsägbarhet och inga hinder. Ställ in anpassningsbara godkännandeprocesser som gör avstämningar nästan omedelbara. Med Juni-appen behöver dina anställda inte vänta på att deras kvitton ska laddas upp manuellt; de kan skanna sina kvitton och ladda upp dem direkt själva för godkännande. Mindre tid som spenderas på att leta efter kvitton innebär att du får mer tid till andra aktiviteter.
Du kan också tjäna cashback på alla godkända utgifter med Juni. Räntesatserna är anpassade till din prisplan och ingen åtgärd krävs för att tjäna cashback. Det kommer automatiskt att läggas till på ditt konto när perioden har avslutats.
Juni erbjuder kredit och utlåning som frigör kassaflöde för moderna bolag som har kontanter bundna i lager eller medieköp.¹
Flexibla kreditgränser på kort kan läggas på annonskampanjer med fasta månadsavgifter så låga som 3%. Med Juni Capital har du mer tid att betala dina fakturor vilket ger bättre förhandlingsläge med dina leverantörer.²
Innan de samarbetade med Juni stod Savvy Moves inför två utmaningar: manuella bokföringsprocesser och ingen samlad översikt över ekonomin. De spenderade timmar på att manuellt matcha kvitton och hade inget bra sätt att hantera sina utgifter.
Teamet vände sig till Juni för att förbättra sin kassaflödesöversikt, minska fel i kvittomatchningen och spara 20 timmar per kvartal på finansiell administration.
"Vi valde Juni för att förbättra översikten av vårt kassaflöde, slå ihop pengar in och ut i en enda dashboard och minska behovet av manuella bokföringsprocesser," säger Rémon de Muijnck, medgrundare av Savvy Moves.
Läs kundberättelsen
Att automatisera utgiftshanteringen kan förändra hur din ekonomiavdelning arbetar. Juni hjälper till att eliminera manuella fel, få realtidsöversikt över dina utgifter och skapa effektivare arbetsflöden. Dina anställda kommer också bli nöjda över att slippa spendera timmar på tråkig manuell kvittomatchning.
Juni erbjuder lösningar för moderna bolag för att effektivt hantera utgifter, kontrollera kostnader med låga växlingsavgifter och frigöra ytterligare kassaflöde genom finansieringsalternativ.
Juni hjälper ekonomiavdelningar att automatisera utgiftshanteringen genom att erbjuda realtidsöversikt över anställdas utgifter, automatisk kvittomatchning och anpassning av godkännandeflöden.
Leta efter en programvara som erbjuder realtidsöversikt över utgifter, kvittomatchning, integrationer med bokföringsprogram och virtuella kort med anpassningsbara gränser.
Ja. Juni integreras med bokföringsprogram som Fortnox, Dataev och Netsuite samt webbutiker som Shopify, Amazon och Meta. Få en samlad översikt över alla dina butiker med realtidsdata och insikter, allt i en dashboard.
1. Kreditkort är tillgängliga för behöriga kunder som är registrerade i Österrike, Belgien, Estland, Finland, Frankrike, Tyskland, Italien, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Spanien, Sverige, Cypern, och Storbritannien. Avgifter och villkor gäller.
2. Fakturakredit finns tillgängligt för behöriga kunder registrerade i Österrike, Belgien, Estland, Finland, Frankrike, Tyskland, Italien, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Spanien och Sverige. Avgifter och villkor gäller.
.svg)
