Att hålla koll på dina utgifter kan vara svårt om du inte har rätt verktyg. Vi guidar dig genom processen för utgiftshantering, de vanligaste utmaningarna som ditt finansteam möter och hur du kan lösa dem.
Utgiftshantering är processen för att hantera affärskostnader. Detta inkluderar anställdas utgifter, leverantörsreskontra och att registrera dina betalningar i ditt bokföringsprogram.
För att hantera dina utgifter steg-för-steg bör du:
Det finns flera utmaningar som du och ditt team kan möta när det gäller att hantera utgifter. Senare i denna artikel kommer vi att gå igenom hur du undviker dessa med en effektiv lösning för utgiftshantering.
Spridda utgifter: när dina utgifter är spridda över olika plattformar och processer kan du slösa värdefull tid på att samla in dem, eller missa viktiga kostnader på grund av bristande översikt.
Komplicerade utgiftspolicys: om du inte har en tydlig policy eller intuitiva verktyg kan anställda bli förvirrade. Du kan behöva jaga kvitton, kämpa med ofullständig information eller hantera köp som ligger utanför policy.
Göra misstag: mänskliga fel är vanliga när du gör manuella processer som att matcha eller mata in transaktioner. Förutom att vara väldigt tidskrävande kan du också bli osäker på om din data är korrekt.
Höga kostnader: om du inte tydligt kan se alla dina utgifter kan du betala för saker du inte behöver. Gamla prenumerationer, oväntade avgifter eller onödiga utgifter kan försvinna i mängden om du inte har bra översikt.
Vilken lösning för utgiftshantering som är rätt för dig beror på ditt företags behov. Det är viktigt att hitta rätt plattform för din storlek och bransch, göra en kostnads-nyttoanalys och förstå hur lösningen kan växa med ditt företag för att hjälpa dig att skala upp.
Att använda rätt verktyg och sätta upp bra processer kan effektivisera din utgiftshantering, öka precisionen och spara värdefull tid som kan användas till mer värdeskapande uppgifter.
Juni är en lösning för utgiftshantering byggd för modern handel, designad för att ge dig de verktyg och den flexibla kredit du behöver för att växa. Låt oss ta en titt på hur en lösning som Juni kan hjälpa dig att hantera dina utgifter effektivt.
Generellt erbjuder banker inte utgiftshantering, och lösningar för utgiftshantering erbjuder inte funktioner som virtuella kort, företagskonton eller krediter. Detta innebär att du tvingas skapa flera konton bara för att kontrollera dina finanser.
Att hantera utgifter över flera olika plattformar kan vara riktigt utmanande. Det ökar risken för fel, innebär mer manuell administration och kan även leda till högre kostnader.
Det behöver dock inte vara så. I stället kan du förenkla processen genom att välja en lösning för utgiftshantering, som Juni, som samlar allt på ett ställe.
Playtech startup Boxbollen stod inför just denna utmaning. De bytte till Juni vilket gav dom möjlighet att spåra alla sina utgifter på ett enda ställe – och såg alla fördelar. "Att kunna hantera dina betalningar, annonsutgifter, fakturering och kredit på samma plattform sparar oss massor med tid jämfört med när vi var tvungna att hantera detta på flera olika plattformar", säger Jacob Eriksson, medgrundare på Boxbollen. Se hur Boxbollen hanterar sina säsongsutgifter.
För att verkligen få en överblick över dina företagsutgifter, bör du ha allt på ett ställe:
Ökad insyn kan också hjälpa till med rapportering, vilket ger dig en tydlig översikt för att fatta välgrundade beslut för ditt företag. Om du vill optimera dina utgifter, kan en samlad betalningsöversikt i en intuitiv dashboard ge dig den information du behöver för att upptäcka trender, se var du behöver minska kostnaderna eller var du kan satsa för att öka tillväxten.
Anställdas utgifter är en stor del av utgiftshantering. En viktig del av att implementera en bra policy för utgiftshantering är att ha rätt verktyg för att möjliggöra anställdas köp och säkerställa att du inte har en överväldigande mängd manuellt administrativt arbete.
Virtuella kort är ett utmärkt sätt att fördela budgetansvar som gör varje anställd ansvarig för de utgifter som går genom deras kort – inklusive deras kvitton. Virtuella kort innebär att det inte behövs någon utbetalning av ersättning, vilket ger en smidigare upplevelse både för anställda och finansteam.
Teamet på Carl Friedrik, ett innovativt varumärke för researtiklar, letade efter ett sätt att förbättra hanteringen av sina kortbetalningar och göra den finansiella administrationen effektivare - och hittade Juni. ”Att ha individuella kort för våra teammedlemmar har inte bara gjort det lättare att hantera utgifter utan har också avsevärt förbättrat finansiell effektivitet och transparens genom att Juni underlättar kvittospårningen,” säger Paulina Lejarza, Marketing Executive på Carl Friedrik. Se hur Carl Friedrik hanterar sina utgifter.
Att hantera kvitton manuellt är en riktigt tidskrävande process. Så välj i stället en programvara som gör det enkelt för dina anställda att hantera sina kvitton. Med Juni kan du enkelt hämta in kvitton och fakturor genom att skicka dem till en kvittoinkorg eller automatiskt samla in kvitton från ett e-postkonto.
Mobila betalningar kan också möjliggöra köp överallt. Det tillåter dig inte bara att spåra utgifter i realtid, utan gör det också enkelt att samla in kvitton genom att ta en bild på dem.
Kontroll är ett annat nyckelelement i hanteringen av anställdas utgifter, så se till att du kan sätta upp kontroller för att följa upp, begränsa eller blockera utgifter på kortnivå.
Kolla in vår guide för mer information om hur du tar fram en utgiftspolicy för anställda.
Leverantörsreskontra, som marknadsförings- och lagerutgifter, kräver andra saker än anställdas utgifter, även om det finns vissa likheter.
Virtuella kort kan också erbjuda en lösning för leverantörsreskontra. När du kan skapa obegränsat antal virtuella kort är det upp till dig hur du fördelar dem. Till exempel kan du skapa kort för olika prenumerationer eller marknadsföringskanaler.
NUDIENT, ett varumärke inom fashion-tech, gjorde just detta. ”Juni har gjort det möjligt för oss att snabbt konfigurera nya annonskanaler genom att tillhandahålla olika kort för varje kanal”, säger Anton Höjding, Chief Marketing Officer på NUDIENT.
Att betala dina fakturor kan förenklas med automatisering. Juni samlar in och skannar dina fakturor automatiskt och fyller i alla viktiga betalningsuppgifter. Betala dina fakturor på ett par klick, inklusive massbetalningar. Det går även att schemalägga betalningar för kommande fakturor.
Att skicka och ta emot pengar på ett sömlöst och kostnadseffektivt sätt är ytterligare ett steg i att förenkla din hantering av leverantörsreskontra. Med Juni kan du hantera och flytta dina pengar enkelt med IBAN-konton i flera valutor och låga växlingsavgifter. Betala leverantörer i Europa, Kina, Singapore, Hong Kong och USA med snabba och säkra SEPA- och SWIFT-överföringar (endast för kunder inom EES).
NUDIENT har också effektiviserat sin fakturahantering genom att centralisera sina annonsutgifter. ”Att använda Juni är tidsbesparande för oss. I stället för att behandla fakturor från flera olika leverantörer varje månad behöver vi bara överföra pengar till vårt Juni-konto några gånger i månaden”, säger Anton. Se hur NUDIENT kan arbeta snabbt med effektiv finansiell administration.
Automatisering kan också spela en nyckelroll i att förenkla din process för leverantörsreskontra.
Att automatisera delar av utgiftshanteringen kan hjälpa dig att minska fel och få snabbare finansiell administration.
Integrationer som betalningsgateways, bankkonton, bokföringsprogram och webbutiker som Amazon och Shopify kan samla all din data på ett ställe. Det förenklar rapporteringen och ger dig en korrekt översikt över dina finanser.
ANI Jewels har automatiserat många av sina processer med hjälp av Juni – från lager- till utgiftshantering. "Vi integrerade Juni med vårt bokföringsprogram, Fortnox, och vår bank, Nordea. Detta skapade ett enhetligt system för att automatiskt synka finansiell data över olika plattformar. Detta gör att vi slipper fel från manuell datainmatning och ger oss en översikt över vår ekonomi i realtid," säger Tomaj.
Automatiserad kvitto- och fakturamatchning kan spara massor med tid jämfört med att göra det manuellt. Juni Match hämtar och matchar kvitton och betalda fakturor med ett klick. Du kan koppla ditt Gmail-konto för automatiserad insamling av kvitton från Meta, Shopify, Klaviyo och TikTok. Du kan också automatiskt importera dina kvitton och fakturor med din dedikerade Juni-inkorg. Vi fyller automatiskt i informationen via OCR för enkel utgiftshantering.
Att göra bokföringen är det sista steget i utgiftshanteringen. Även om detta kan hanteras i ett bokföringsprogram som Fortnox eller ett ERP-system som Netsuite, finns det flera sätt din lösning för utgiftshantering kan hjälpa dig att förbereda och effektivisera processen.
Bokföringsintegrationer, som Junis tvåvägsintegration med Fortnox, kan göra hanteringen av dina transaktioner enkel. Hämta dimensioner, sätt upp anpassade regler, skattekoder och synkronisera transaktioner för att minska manuellt administrativt arbete.
Förberedande bokföring kan hjälpa till att iordningställa din data för export, och spara tid med bokföringen i ditt bokföringsprogram. Skapa anpassade dimensioner och tilldela dem enkelt till transaktioner, antingen individuellt eller flera samtidigt. Du kan ange konton, projektkoder, kostnadsställen och momssatser, och tilldela dessa till en grupp transaktioner. På så sätt kan du lägga till information till många liknande transaktioner på en gång. Se hur du kan spara tid med förberedande bokföring.
Att exportera din data måste vara enkelt. Juni erbjuder export via CSV eller SIE för att synkronisera med din bokföring eller ERP-verktyg. Med SIE-fält kan du ange ett anpassat exportformat för att konfigurera informationen och hålla ordning på bokföringen.
NUDIENT använder Junis export för att minska finansiell administration. ”Alla våra marknadsföringsutgifter kan på ett bekvämt sätt samlas på samma plattform och sedan exporteras och läggas till i vår ERP en gång i månaden. Detta gör vår bokföringsprocess mindre komplicerad eftersom det krävs färre transaktioner än för traditionella fakturor," säger Anton.
Många moderna bolag inom handeln står inför en liknande utmaning: att överbrygga gapet mellan att betala för lager och marknadsföring, och att återfå kostnaderna genom försäljning
Denna utmaning kan vara ett stort hinder för tillväxt. Lyckligtvis finns det en lösning: flexibel finansiering. Jacob, medgrundare av Boxbollen, kämpade inte bara med att överbrygga detta gap, utan också med kassaflödesutmaningarna som uppstår när man skalar upp ett säsongsbetonat företag. Med Juni har han kapitalet han behöver för att fortsätta Boxbollens tillväxtresa.
”Junis kreditprodukter* gör det möjligt för oss att växa snabbt, samtidigt som vi har översikt och kontroll över kostnaderna för att skala upp,” säger Jacob Eriksson, medgrundare av Boxbollen.
Genom att ha kredit och ett hälsosamt kassaflöde kan du kanske förhandla dig till bättre priser med dina leverantörer genom att betala i förskott. I slutändan kan flexibel finansiering hjälpa dig att öka din vinstmarginal och planera din budget effektivt.
Rätt verktyg kan ge dig lösningen du behöver för att effektivisera din utgiftshantering, spara värdefull tid och öka översikten över dina finanser. Då kommer du att ha all information du behöver för att fatta bättre beslut för ditt företag och driva det mer kostnadseffektivt.
*Kreditkort finns tillgängliga för behöriga kunder som är registrerade i Storbritannien, Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Norge och Finland. Fakturakredit finns tillgänglig för behöriga kunder som är registrerade i Sverige, Tyskland, Nederländerna, Frankrike, Spanien, Italien, Norge och Finland. Avgifter och villkor gäller.
Juni är inte en bank - än. Vi är ett finansiellt techbolag som tillhandahåller elektroniska pengar och betaltjänster och därav omfattas vi inte av den statliga insättningsgarantin. Läs mer om vår licens och hur vi håller ditt företag och dina pengar säkra.
Juni Technology AB (organisationsnummer 559248-0908) är licensierat och registrerat som ett institut för elektroniska pengar hos Finansinspektionen (Sw. Finansinspektionen) (licensnr: 64025). Payment Card Solutions (UK) Limited (organisationsnummer 05941947) och UAB B4B Payments Europe (organisationsnummer 305539054) regleras av Financial Conduct Authority (ref: 930619) respektive Bank of Lithuania (licensnummer: 76). Juni Mastercard Corporate Card utfärdas av Juni Technology AB, Payment Card Solutions (UK) Limited och UAB B4B Payments Europe i enlighet med en licens från Mastercard International Incorporated. Mastercard och cirkeldesignen är registrerade varumärken som tillhör Mastercard International Incorporated. ©️ 2025 Juni. Alla rättigheter förbehållna.
