“Have I paid that vendor yet?” you ask yourself as you sort through the dozens of invoices you’ve received this month. Definitely not the way you wanted to spend your Friday afternoon.
As your small business grows, manually managing accounts payable (AP) processes becomes more challenging, time-consuming and error-prone.
Enter accounts payable software. These platforms can automate processes like invoice management and payment processing while syncing to your accounting software to ensure nothing slips through the cracks.
This article offers an overview of the six best accounts payable software solutions for small businesses so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 9 January 2024 and 11 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
.svg)
.svg)
Whenever you’re researching software, whether that be an accounts payable solution or inventory management platform, you need to be clear on what functionalities your business needs. So before we get into our list, here are some features you should prioritise when selecting accounts payable software:
Let’s take an in-depth look at our list of software. For each platform, we’ll list its features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni’s platform for ecommerce entrepreneurs comes with automated accounts payable features that can help you run simpler, tighter and more accurate financial admin. With Juni, it takes just seconds to auto-collect, pay and even finance your invoices.
By collecting and scanning your invoices automatically, then pre-filling all the important payment details, Juni saves you time and reduces the risk of human error. You can also automatically import your receipts and invoices with your dedicated Juni inbox for effortless spend management, plus match receipts to transactions.
What’s more, if you need to reduce pressure on your cash flow cycles, Juni offers financing options for certain types of payments, giving you up to 120 days to pay.*
The platform goes beyond accounts payable features, also offering business accounts and cards, features to optimise cash flow management, powerful accounting automations, fast transfers and storefront integrations.
Most suitable for: Ecommerce entrepreneurs and small businesses
Juni has two plan options:
You can try our Scale plan for free for the first 30 days.
Based in Copenhagen, Pleo is a business spending solution with built-in AP automation software. Pleo’s invoice management features make it easy to capture, process, approve, pay and bookkeep invoices in a central location. With over 50 supported currencies, Pleo users can seamlessly pay vendors across the world.
Most suitable for: Companies that need to pay invoices in several currencies
Pleo has three plan options:
Spendesk is a spend management platform with accounts payable features like invoice automation and approval workflows, giving you greater control over the invoicing lifecycle and your AP processes. By using Spendesk, you can minimise (or eliminate) manual data entry for your invoicing processes, plus get real-time insights into your spending patterns.
Most suitable for: SaaS, tech and fintech companies
Spendesk doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote
Sage Intacct’s cloud-based invoicing software helps small business owners and finance teams automate invoice management with the power of AI. For example, simply upload or email an invoice, and the software will automatically extract details and populate fields for your approval. The platform can also detect duplicate invoices, helping you stay in control of your expenses and avoid costly errors.
Most suitable for: Businesses that need powerful analytics tools
Sage Intacct has three plans for its accounts payable software. All plans come with three months free:
While SAP Concur isn’t specifically designed for small businesses, it’s still a good fit for solopreneurs and SMBs looking to automate their AP processes. The platform automates invoicing processes, meaning you can pay suppliers quickly without constantly having to double-check invoices and complete transactions yourself.
Most suitable for: Businesses with immediate plans to scale
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Visma is the parent organisation for a number of accounting and invoicing solutions across Europe. It has designated products for 15 different EU countries, such as Visma eKonomi, its designated Swedish accounting platform. Visma eKonomi has basic AP features for paying vendors, but it has a range of other accounting features that can help you streamline your financial admin as a whole.
Most suitable for: Small businesses in Sweden
Visma platform prices range depending on which country you operate in and the Visma product you select. Visma eEkonomi has three plans that come with supplier invoicing features:
You can have all the software comparison guides in the world available to you, but if you aren’t intentional about your decision, you may end up choosing software that falls short for your needs. Here are a few steps you can take to help you make the right decision when selecting an accounts payable platform for your small business.
By digitising the traditionally paper-intensive process of handling invoices and payments, AP software is not only more efficient than manual processes, but also minimises the possibility of errors, like a missed or incorrect payment. Having more visibility over invoices, due dates and your general spending patterns can help you maintain tighter control over your financial operations.
But to get the most out of a platform, you need to make sure you’re choosing the right one for your needs. For example, if you run an online storefront, you’ll want to choose a solution like Juni that has the specific needs of ecommerce entrepreneurs in mind.
By choosing a software solution that’s a good fit for you, you’ll make your business more agile, resilient and competitive. Meanwhile, you’ll get back more time in the day to focus on what you most love about running your company, whether that’s marketing your product, interacting with customers or finding ways to scale.
Financial admin eating up too much of your time? We can take it off your plate
Automate your accounts payable processes with Juni and free up your day for more impactful work.
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Accounts payable automation software helps businesses manage and track the money they owe to suppliers, vendors and other parties. Essentially, this type of software helps business owners and finance departments handle their payment processes by recording invoices, tracking due dates and organising information.
While you can manually manage your accounts payable process, this approach can be time-consuming and error-prone. A better way to keep track of accounts payable is by using specialised accounts payable software that tracks and pays your invoices for you.
You can automate accounts payable processes by using specialised software. These platforms handle a number of tasks, including:
"Only six more to go," you tell yourself as you upload yet another receipt to your accounting software. We all know the pain of searching for receipts across emails and platforms and trying to match them to expenses.
This becomes even more challenging the larger your business becomes and the more vendors you have to pay. You can avoid most of that frustration and wasted time with the right spend management software.
But not all spend management platforms will be a good fit for your business. For example, digital commerce companies need solutions that take into account sector-specific expenses like ad receipts and multiple platform payments, while small businesses need tools that simplify their financial admin, not complicate it.
This article takes a look at the six best spend management software solutions so you can find just the right platform for your needs. We’ll also give you a list of the features you should look for when choosing a platform, plus tips for how to make your decision.*
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
*The information about all the platforms discussed in this article was collected between 17 January 2024 and 19 January 2024. This article was written and approved by Juni and is intended as marketing material.
Before taking a closer look at the tools on our list, here are six features your spend management software (also known as expense management software) should come with:
Bonus: Look out for spend management platforms that come with built-in accounts payable and invoice automation features, which will help you centralise your financial admin and save time.
Now, let's explore the solutions on our list in depth. For each platform, we’ll list its key features (as well as its limitations), explain how pricing works and point out what kind of business it’s best fit for.
Juni helps businesses in digital commerce manage their cash flow, track their expenses and optimise their profits with features that are specifically designed with ecommerce companies in mind.
While it’s not specifically expense management software, you can use the platform for your spend management needs. Juni's goal is to give everyone in digital commerce, from the CFO to the accounting team to marketing managers, everything they need to focus on business growth.
Juni’s expense management features are especially valuable for users who have multiple receipts coming from different media buying channels and online transactions. With Meta and Google Ads integrations, plus powerful receipt matching, expense management suddenly becomes easy. On top of that, you can also manage your unpaid invoices and accounts payable processes within Juni, bringing your financial admin under one roof.
All of this comes with easy access to media and inventory financing for up to 2 million EUR, helping you free up your cash flow and grow your business.*
*Juni Invoices is available for EU-based companies only. Mediefinansiering är tillgängligt för behöriga företag som är registrerade i Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Finland och Norge. Avgifter och villkor gäller. Click here for more details.
Most suitable for: SMBs and mid-market companies in digital commerce
Juni has two plan options:
SAP Concur helps you streamline processes to deliver efficiency savings, with a focus on eliminating manual data entry, lost receipts and unclaimed VAT refunds. As such, it’s best suited to larger organisations. The platform helps you reduce the risk of human error and compliance issues with automations, plus the software can identify potential mistakes and discrepancies in real-time.
Most suitable for: Larger and enterprise organisations
SAP Concur doesn’t list its pricing options, so you’ll have to reach out to sales to get a quote.
Zoho Expense is the business expense tracking app from the Zoho suite of business tools, which means it integrates with Zoho’s other financial management apps. It’s a reasonably priced platform suited to handling all aspects of expense management and reporting for SMBs. Zoho Expense automatically records expenses from receipts, simplifying and automating the expense reporting process.
Most suitable for: People already using other Zoho products (namely Zoho Books)
Zoho Expense has three plans for its spend management software:
Expensify is a spend management solution for keeping track of business expenses on the go. Most of the expense management functionality can be done on your phone, while a series of handy integrations help to automate and streamline processes around uploading and allocating receipts. Plus, it’s easy for employees to create and submit expense reports for quick reimbursement.
Most suitable for: Small businesses with lots of employee expenses
Expensify has two plans:
One of the many features of smart accounting software QuickBooks is its built-in expense management tool. There are obvious advantages to expenses being handled via your accounting platform, like how easy it is to claim business expenses for tax purposes. And when you connect your bank to the platform, QuickBooks automatically matches and organises your receipts to transactions.
Most suitable for: Businesses who want more comprehensive accounting tools built into their spend management software
Quickbooks has five plans:
Fortnox is a cloud-based accounting software platform based in Sweden that helps businesses manage their accounting and bookkeeping processes, as well as other financial admin like spend management. Users can take photos of receipts and instantly upload them via a mobile app, and the platform automatically fills in date, amount and VAT.
Most suitable for: Businesses that operate in Sweden
Fortnox has three plans:
The information in this guide can help you make your decision, but ultimately, you need to factor in considerations about your business and its needs when choosing a platform. Here are three things you can do to ensure you’re choosing an ideal solution.
As you’ll notice from the list above, different software solutions are more suitable for different business industries and sizes. For example, Juni is spend management software built with the needs of ecommerce companies in mind. So when researching a platform, pay close attention to what type of business (big or small, ecommerce or SaaS) it’s best suited for.
While it shouldn’t be the only factor that guides your decision, you can’t ignore pricing when choosing a solution. You need to find a healthy balance between a platform you can afford (and doesn't go over budget) that still gives you all the key features and functionalities you need to run smarter, more efficient financial admin.
You may be a small business now, but if you have plans of scaling in the future, you want to make sure your expense management solution can scale with you. Juni, for example, caters to both SMBs as well as mid-market companies, meaning we can provide the solutions you need from the time your business is founder-led to when it has 100+ employees.
While you can never remove expense management from your to-do list, you can find a platform that does most of the work for you. The best spend management software is one that not only simplifies financial operations but also contributes to strategic decision-making and the long-term financial health of your organisation.
To find a platform that does all that, you need to make sure you’re making your selection with the unique needs of your business in mind. For example, if you operate in digital commerce, you want to choose a solution like Juni that comes with ecommerce-specific capabilities, like features designed specifically for media buying and online transactions.
So take your time finding the right platform—doing so can lead to significant time savings and valuable insights into spending patterns, helping you improve the overall financial health and success of your business.
Spend less time on spend management
With real-time spend overviews, receipt matching automation and powerful integrations, Juni will make you forget what a hassle managing your expenses used to be.
Spend management software is a platform or tool that helps businesses manage and control their expenses. This type of solution usually includes features for receipt management, expense reporting and approval workflows. Plus, these platforms often integrate with accounting software, as well as sync with banks and credit cards.
There are a number of benefits to using spend management software to control your expenses, including:
The price of expense management software varies depending on the size of your business and what industry you operate in, as this will impact which platform you choose. Prices range from as low as £7 per month to almost £100, and some spend management systems also offer free plans to certain users.
Ditt företag växer med nya anställda samtidigt som olika projekt rör sig blixtsnabbt framåt. Den senaste produktlanseringen var en succé och dina kunder älskar dina tjänster. Men trots framgången är utgiftshanteringen väldigt resurskrävande.
När anställda lämnar in utläggsrapporter är reglerna oklara och godkännandeflödena fragmenterade, vilket leder till ineffektivitet och avvikelser som måste lösas.
Det går att lösa med en genomtänkt utgiftspolicy för anställda som effektiviserar processerna och säkerställer noggrannhet.
I den här artikeln får du reda på:
Även med den mest strukturerade och implementerade utgiftspolicyn kan du fortfarande uppleva problem, som till exempel flaskhalsar kring återbetalningar, brist på insyn i utgifter och begränsad kontroll över vart dina resurser tar vägen.
Därför diskuterar vi också hur skräddarsydda lösningar för utgiftshantering, som Juni, gör det möjligt för dig att slippa återbetalningsprocessen helt och hållet och ge dig full kontroll över dina utgifter.
%2520(6).png)
En utgiftspolicy för anställda är en uppsättning riktlinjer för att hantera och ersätta utgifter som anställda har ådragit sig medan de utför sina arbetsuppgifter. Dessa policys är utformade för att ge klarhet om vilka typer av utgifter som är tillåtna, vilken dokumentation som krävs för ersättning och hur man lämnar in utgiftsanspråk.
Målet är att säkerställa att anställda får rättvis och snabb ersättning samtidigt som kontrollen bibehålls över företagets ekonomi.
Genom att specificera tillåtna utgifter och sätta gränser hjälper en utgiftspolicy till att upprätthålla finansiell disciplin.
Det säkerställer att utgifter överensstämmer med en förutbestämd budget, vilket minskar risken för ekonomisk misskötsel och att budgeten överskrids. Dessutom spelar det en avgörande roll i att förhindra bedrägerier relaterade till utgiftsrapporter, skydda företagets resurser och främjar integritet.
Exempelvis, ditt finansteam är ansvarig för att hantera budgeten för ett snabbt växande företag. Samtidigt som företaget växer, gör också utgifterna relaterade till resor, kundmöten och kontorsmaterial också det. Utan en tydlig utgiftspolicy för anställda, börjar finansteamet upptäcka ologiska och stora utgifter bland teamen.
Genom att implementera en omfattande utgiftspolicy kan ditt finansteam upprätta tydliga riktlinjer för alla anställda. Policyn sätter gränser för resor och boendeutgifter, specificerar den dokumentation som krävs för ersättning och beskriver godkännandeprocessen för utgiftsanspråk.
Trots tydliga policys står företag ofta inför utmaningar med utgiftsanspråk som tänjer gränserna, vilket potentiellt kan leda till betydande ekonomiska förluster. Som när krav och ersättningar går till dolda kostnader. Till exempel:
Uppgraderingar av boende: val av hotellrum med högre standard eller förlängda vistelser utan tydlig affärsmotivering.
Småutgifter: dessa kan variera från kostnader för minibar till snabb internetuppkoppling på hotell som kanske inte täcks av policyn.
Överdrivna utgifter för nöje: kostnader för dryck eller underhållning kan bli hög, särskilt om de inte strikt krävs för affärsändamål.
Nedan ser du vad du behöver för att skapa en utgiftspolicy för anställda. Sedan tittar vi på lösningar för att få skräddarsydd finansiell kontroll så att du inte ens behöver en ansöknings- eller ersättningsprocess.
Genom att tillhandahålla tydliga riktlinjer och nödvändiga resurser kan en väl utformad utgiftspolicy göra det tydligt för alla anställda vad som anses vara företagsutgifter. I huvudsak handlar det om att upprätta fördefinierade gränser samtidigt som anställda ges frihet att fatta beslut inom dessa ramar.
Även om det inte finns någon universell mall för utgiftspolicys är dessa de viktigaste komponenterna i en solid utgiftspolicy för anställda:
Tillåtna utgifter: en lista över godkända utgifter som resor, måltider, boende, underhållning, prenumerationer och kontorsmaterial.
Utgiftsgränser: specifika gränser eller tak för vissa typer av utgifter, som till exempel ersättning för måltider eller hotellpriser.
Inlämningsprocess: stegen anställda behöver följa för att lämna in ett utgiftsanspråk, inklusive nödvändig dokumentation som kvitton och fakturor.
Godkännandeprocess: flödet för att godkänna utgiftsanspråk som beskriver vem som är auktoriserad att godkänna utgifter och eventuella nödvändiga granskningar.
Ersättningstid: tidsramen inom vilken anställda kan förvänta sig att få ersättning när deras anspråk har godkänts, om de inte använder ett företagskort.
Ej ersättningsbara utgifter: en tydlig beskrivning av utgifter som inte täcks av företaget, som personliga utgifter eller obehöriga reseuppgraderingar.
Compliance och revision: procedurer för att säkerställa att policyn efterlevs och att genomföra periodiska revisioner för att förhindra bedrägeri och missbruk.
Att skapa en robust utgiftspolicy för anställda är avgörande för att bibehålla finansiell kontroll. Men det garanterar inte att anställda följer den eller att den tar bort flaskhalsar från processen. Det är här plattformar för utgiftshantering kommer in: de kan hjälpa dig att återta kontrollen över ditt kassaflöde med realtidsinsyn och kontroller.
Genom att följa dessa fem väsentliga steg och välja rätt finansplattform kan du upprätta en tydlig och effektiv policy som gynnar din organisation och dess anställda. Så här kommer du i gång:
Att bygga en solid policy innebär att du förstår ditt team och företagets behov och dagliga utgifter. Effektiv utgiftshantering börjar med att identifiera de vanligaste utgifterna som anställda har och överväga branschstandarder.
Om ditt företag till exempel ofta skickar anställda på resor kan typiska affärsreseutgifter omfatta flygbiljetter, hotellboende, måltider, transporter (som biluthyrning eller samåkningstjänster) och småutgifter (som dricks och avgifter för internetåtkomst).
Identifiera tillåtna utgifter och gränser, börja med att gå igenom utgiftskategorier som resor, måltider, boende, kontorsmaterial och professionell utveckling. Definiera sedan tydligt tillåtna utgifter i varje kategori för att förhindra förvirring och sätta tydliga förväntningar.
Du måste också fastställa specifika gränser för olika typer av utgifter. Till exempel tak för ersättning av måltider, maxpris för hotell och milersättning för användning av egen bil. Dessa gränser hjälper till att kontrollera kostnader och säkerställer att utgifterna hålls inom företagets budget.
Beroende på företagets och de anställdas behov kan integrering av kort för företagsutgifter hjälpa till att hålla utgiftshanteringen effektiv och transparent.
Detta eftersom det ger anställda möjlighet att göra tillåtna inköp utan att använda personliga medel, vilket innebär att det inte behövs någon ersättning. Du kommer också att ha en samlad informationskälla för de anställdas och företagets utgifter.
Med Juni kan du till exempel skapa så många virtuella kreditkort som du behöver i SEK, GBP, EUR eller USD. Du kan ställa in specifika kontroller för att övervaka, begränsa eller blockera utgifter på kortnivå, vilket ger ökad insyn och kontroll för både chefer och ditt finansteam.
Dessutom erbjuder Juni Capital snabba och flexibla finansieringslösningar för att hjälpa dig att öka ditt kassaflöde när det behövs.*
*Capital for cards är tillgängligt för behöriga kunder som är registrerade i Storbritannien, Nederländerna, Sverige, Tyskland, Frankrike, Spanien, Italien, Norge och Finland. Avgifter och villkor gäller.
För att effektivisera administrationen kring företagets utgiftspolicy bör din programvara för utgiftshantering integreras med ditt bokföringsverktyg. Detta kan förenkla processen för att spåra anställdas utgifter, minska manuell datainmatning och minimera fel.
Till exempel sparar det tid genom att automatiskt ladda upp transaktioner och kvitton och ger realtidsinsikter i din finansiella hälsa, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut.
Genom att integrera bokföringsprogram till din plattform för utgiftshantering kopplas flödet av data direkt mellan dina virtuella kortkontroller och finansiella system. Du kan nu börja automatisera nyckeluppgifter som diskuteras i nästa steg.
Automatisering av utgiftshanteringen effektiviserar din utgiftsspårning och ersättningsprocess. Automatisering minskar den administrativa arbetsbördan, påskyndar ersättningsprocessen och kan öka efterlevnaden av din utgiftspolicy.
Till exempel kan verktyg som Juni automatiskt hämta in kvitton, matcha dem mot fakturor och återbetala dem på några sekunder. This means you don't have to think about paper receipts or manual data entry. Plus, as we already mentioned, employees won't need expense reimbursement at all saving valuable time.
Att implementera ett robust system för att spåra och redovisa alla köp är avgörande för att bibehålla finansiell transparens och kontroll. Till exempel kan du använda en finansiell plattform som Juni, ditt bokföringsprogram eller ERP för att övervaka företagets utgifter och effektiviteten av din utgiftspolicy.
Denna praxis hjälper till att identifiera utgiftsmönster, säkerställa efterlevnad av utgiftspolicyn och fatta datadrivna finansiella beslut. Regelbunden spårning och redovisning underlättar också revisioner och ger insikter i områden där kostnadsbesparande åtgärder kan genomföras.
Juni matchar dina betalda fakturor med rätt transaktioner så att du slipper. Du kan också automatiskt importera dina kvitton och fakturor med din dedikerade Juni-inkorg för att enkelt hantera utgifter och matcha kvitton till transaktioner.
Låt oss titta på några sätt som Juni gör utgiftshanteringen enkel:
Integrera Juni sömlöst med ditt befintliga bokföringsprogram: detta säkerställer att all utgiftsdata registreras korrekt, vilket minskar fel och förenklar finansiell rapportering. Till exempel integreras Juni med Fortnox för att automatiskt synkronisera ditt bankflöde. Du kan också sömlöst exportera till program som Netsuite eller Xero.
Ta kontroll över dina medieutgifter: implementera specifika kontroller för varje virtuellt kort från Juni för att övervaka, begränsa eller blockera medieutgifter. Detta säkerställer att alla utgifter ligger inom budgeten och överensstämmer med företagets policys. Juni samlar också in och skannar dina Google Ads- och Facebook Ads-fakturor automatiskt och fyller i alla betalningsuppgifter med våra integrationer.
Få snabb och flexibel finansiering: om du behöver öka ditt kassaflöde erbjuder Juni Capital snabba och flexibla finansieringslösningar. Detta säkerställer att du har de medel som krävs för att hålla igång din verksamhet.
Mer insyn leder till bättre beslutsfattande och i slutändan en hälsosammare finansiell miljö för ditt företag.
Detsamma gäller vid skapandet och implementeringen av din utgiftspolicy för anställda. Ju tydligare det är när du hanterar vanliga utgifter, desto lättare blir det att implementera rimliga köpgränser och kontroller – och desto färre problem kommer det att bli med anställdas efterlevnad.
Genom att skapa en stark policystruktur och ge ditt team ökade möjligheter med virtuella kort kan du skapa en policy som effektivt hanterar kostnader. Dessutom kan företag som utnyttjar automatisering och integrerar sitt bokföringsprogram förbättra utgiftshanteringen, minska administrativa bördor och säkerställa efterlevnad.
Det ger också dina anställda mer självförtroende och effektivitet i att utföra sina uppdrag.
Förutom Junis funktioner för automatisering av leverantörsreskontra, kvittomatchning och flexibla finansieringsalternativ kan Juni hjälpa dig att uppnå transparens och kontroll för en smidig och effektiv utgiftspolicy för anställda.
.svg)
